Landelijke wagenparkbelettering voor leasemaatschappijen: één aanspreekpunt of lokale signbedrijven?

Een signbedrijf kijkt naar een voertuig en ziet folie, kleuren, positionering en montage.

Een leasemaatschappij kijkt idealiter naar iets anders:

Hoe krijgen we voertuig X voor klant Y op datum Z correct beletterd en rijklaar?

Dat is een wezenlijk verschil.

Bij landelijke wagenparkbelettering bestaat een opdracht namelijk uit veel meer dan alleen het aanbrengen van stickers.

Denk aan:

• opdracht ontvangen;
• voertuigtype controleren;
• ontwerp selecteren;
• juiste versie controleren;
• locatie bepalen;
• montage inplannen;
• voertuig beschikbaar krijgen;
• belettering produceren;
• montage uitvoeren;
• kwaliteitscontrole;
• oplevering registreren;
• eventuele afwijkingen terugkoppelen.

Bij vijf auto’s is dat overzichtelijk.

Bij 500 voertuigen wordt procesbeheersing belangrijker dan de prijs van een vierkante meter folie.

Optie 1: werken met lokale signbedrijven

De traditionele aanpak ligt voor de hand.

Een voertuig wordt in Groningen geleverd? Zoek een signbedrijf in Groningen.

Nieuwe bus in Maastricht? Zoek iemand in Limburg.

Tien auto’s in Rotterdam? Laat een Rotterdamse partij komen.

Het grote voordeel is duidelijk: lokale capaciteit dichtbij het voertuig.

Dat kan transportbewegingen beperken en maakt snel schakelen bij een incidentele opdracht mogelijk.

Voor een leasemaatschappij met een klein aantal beletteringsaanvragen kan dit uitstekend functioneren.

Maar zodra volumes groeien, ontstaat een ander probleem.

Je bent niet meer alleen voertuigbelettering aan het inkopen.

Je bent signbedrijven aan het managen.

Hoe meer lokale leveranciers, hoe meer variabelen

Stel dat je met twaalf regionale signbedrijven werkt.

Dan heb je mogelijk twaalf verschillende:

• contactpersonen;
• tarieven;
• planningsmethodes;
• facturen;
• montageteams;
• materiaalvoorkeuren;
• kwaliteitsniveaus;
• reactietijden;
• manieren van opleveren.

En vervolgens moet bij al die partijen exact dezelfde huisstijl op voertuigen terechtkomen.

Daar zit de uitdaging.

Want voor de eindklant bestaat er geen “Groningse versie” of “Brabantse versie” van zijn wagenpark.

Een bedrijfsbus in Groningen moet er hetzelfde uitzien als dezelfde bus in Breda.

Consistentie wordt belangrijk bij landelijke fleets

Stel dat een klant 120 bedrijfswagens heeft.

Verschillende merken.

Verschillende modellen.

Verspreid door heel Nederland.

De klant verwacht één herkenbaar wagenpark.

Dan moeten zaken als:

• foliekleur;
• logopositie;
• lettergrootte;
• afstanden;
• materiaal;
• uitsnedes;
• montagedetails

zo consistent mogelijk worden uitgevoerd.

Dat vraagt om duidelijke technische standaarden.

Niet:

“Hier heb je het logo, maak er iets moois van.”

Maar bijvoorbeeld een vastgelegd beletteringsplan per voertuigmodel.

Werk met voertuigtemplates

Bij terugkerende wagenparkbelettering is standaardisatie goud waard.

Neem een veelgebruikt bestelwagenmodel.

Wanneer daarvan tientallen exemplaren binnen dezelfde huisstijl worden beletterd, wil je niet bij ieder voertuig opnieuw beginnen.

Leg vast:

Voertuig: model + uitvoering
Ontwerp: goedgekeurde versie
Folie: vaste specificatie
Positie logo: vastgelegd
Teksten: vastgelegd of gecontroleerd variabel
Montage-instructies: vastgelegd

Komt voertuig nummer 37 binnen?

Dan hoeft niemand opnieuw te bedenken hoe het eruit moet zien.

Dat vermindert foutkansen én voorbereidingstijd.

Maar kenteken en uitvoering kunnen verschil maken

Standaardiseren betekent niet blind produceren.

Eenzelfde model bestelbus kan verschillende uitvoeringen hebben.

Denk aan:

• wielbasis;
• dakhoogte;
• schuifdeuren;
• ramen;
• carrosserievariant;
• sensoren;
• laadkleppen.

Controleer daarom altijd of het voertuig overeenkomt met de versie waarvoor de belettering is voorbereid.

Een ontwerpbestand met de tekst “Mercedes Sprinter” is onvoldoende zekerheid wanneer er meerdere carrosserievarianten rondrijden.

Optie 2: één centraal aanspreekpunt

Bij het centrale model verschuift de verantwoordelijkheid.

De leasemaatschappij hoeft niet meer voor iedere locatie zelf een uitvoerende partij te zoeken.

Er is één partij die de opdracht ontvangt en vervolgens de uitvoering organiseert.

Bijvoorbeeld:

Leasemaatschappij → centrale wagenparkpartner → regionale uitvoering

In plaats van:

Leasemaatschappij → signbedrijf Groningen

Leasemaatschappij → signbedrijf Rotterdam

Leasemaatschappij → signbedrijf Eindhoven

Leasemaatschappij → signbedrijf Maastricht

Voor de leaseorganisatie wordt de voorkant daardoor veel eenvoudiger.

Eén aanspreekpunt betekent niet één montagehal

Dit onderscheid is belangrijk.

Landelijk centraal organiseren betekent niet dat iedere bedrijfswagen eerst naar één locatie midden in Nederland gereden moet worden.

Dat zou logistiek juist bijzonder inefficiënt kunnen zijn.

Het ideale model combineert:

centrale regie + regionale uitvoering.

De opdrachtgever heeft één aanspreekpunt, terwijl montage afhankelijk van opdracht en omstandigheden zo dicht mogelijk bij voertuig, dealer, aflevercentrum of eindklant kan worden georganiseerd.

Daarmee krijg je het voordeel van landelijke standaardisatie zonder onnodige transportbewegingen.

Beletteren vóór aflevering is vaak het slimst

Voor leasemaatschappijen ligt hier een grote optimalisatiekans.

Idealiter wordt voertuigbelettering onderdeel van het afleverproces.

Een voertuig komt binnen.

Wordt technisch voorbereid.

Krijgt eventuele accessoires.

Wordt beletterd.

Wordt gecontroleerd.

En gaat daarna rijklaar naar de klant.

De eindgebruiker hoeft dan niet twee weken na ontvangst opnieuw een dag zijn bedrijfswagen kwijt te zijn.

Vooral bij grotere fleets kan dit veel irritatie voorkomen.

Een bedrijfswagen verdient pas geld wanneer hij rijdt.

Iedere extra afspraak na aflevering kan dus indirect productiviteit kosten.

Dealer, ombouwbedrijf of aflevercentrum meenemen in de planning

Nieuwe bedrijfswagens doorlopen vaak meerdere stappen voordat ze bij de berijder komen.

Bijvoorbeeld:

dealer → ombouw → accessoires → belettering → aflevering.

Wanneer iedere leverancier afzonderlijk plant, kunnen onnodige wachtdagen ontstaan.

Daarom is het verstandig om vooraf te bepalen op welk punt in deze keten de voertuigbelettering het meest efficiënt kan plaatsvinden.

Soms is montage bij de dealer logisch.

Soms bij een centraal aflevercentrum.

Soms bij een ombouwpartner.

En soms juist regionaal bij de eindgebruiker.

De beste locatie is niet automatisch de dichtstbijzijnde signmaker.

Het is de locatie die het minste extra gedoe in de totale voertuigflow veroorzaakt.

Stilstand is een belangrijkere kostenpost dan veel mensen denken

Stel dat je €50 bespaart op de belettering.

Mooi.

Maar daarvoor moet een medewerker:

• voertuig brengen;
• alternatief vervoer regelen;
• voertuig later ophalen;
• intern afstemmen;
• een halve werkdag missen.

Dan kan de besparing op de folie volledig irrelevant worden.

Kijk daarom bij wagenparkbelettering naar de Total Cost of Ownership.

Niet alleen:

Wat kost de belettering?

Maar:

Wat kost het complete proces totdat de auto beletterd en beschikbaar is?

Montage op locatie kan interessant zijn

Voor bepaalde opdrachten kan montage op locatie efficiënt zijn.

Bijvoorbeeld wanneer meerdere voertuigen tegelijkertijd op een bedrijfsterrein aanwezig zijn.

Tien bedrijfswagens naar een signbedrijf brengen vraagt veel logistiek.

Een montageteam naar die tien bedrijfswagens brengen kan slimmer zijn.

Maar locatiebelettering is niet in iedere situatie geschikt.

Voor professionele montage zijn onder andere omstandigheden rond:

• temperatuur;
• vocht;
• wind;
• stof;
• verlichting;
• werkruimte

relevant.

Een open parkeerplaats in november is dus niet automatisch een geschikte montageomgeving.

Een droge, schone en voldoende verwarmde bedrijfshal kan dat wel zijn.

Eén ontwerpbestand is nog geen landelijke kwaliteitsstandaard

Een veelgemaakte fout is denken dat centrale artworkbestanden automatisch tot uniforme uitvoering leiden.

De praktijk is ingewikkelder.

Montagekwaliteit wordt ook bepaald door:

• voorbereiding van de ondergrond;
• positionering;
• verwerking van randen;
• spanning in folie;
• snijtechniek;
• verwerking rond carrosseriedelen;
• ervaring van de monteur.

Daarom zijn naast bestanden ook montage- en opleverstandaarden belangrijk.

Zeker wanneer verschillende montagelocaties worden gebruikt.

Leg de oplevering fotografisch vast

Voor grote wagenparken is fotoregistratie bijzonder waardevol.

Maak na montage bijvoorbeeld vaste foto’s van:

• linkerzijde;
• rechterzijde;
• voorzijde;
• achterzijde;
• relevante details.

Koppel deze aan:

• kenteken;
• voertuig;
• klant;
• datum;
• locatie.

Daarmee ontstaat bewijs van uitvoering én een praktisch digitaal wagenparkarchief.

Wanneer maanden later een vraag ontstaat, hoef je niet te gokken hoe voertuig 7-VXX-00 destijds is opgeleverd.

Je kunt het terugzien.

Gebruik een digitaal voertuigpaspoort

Voor professionele fleetprogramma’s kun je nog verder gaan.

Maak per voertuig een digitaal dossier.

Bijvoorbeeld:

Kenteken: gekoppeld
Merk/model: gekoppeld
Klant: gekoppeld
Beletteringsversie: V3
Foliespecificatie: vastgelegd
Montagedatum: vastgelegd
Montagelocatie: vastgelegd
Opleverfoto’s: toegevoegd
Schade/herstel: historisch geregistreerd
Demontage: nog niet uitgevoerd

Dat maakt wagenparkbelettering veel beter beheersbaar over de volledige looptijd van een leasecontract.

Denk niet alleen aan montage, maar aan de complete levenscyclus

Een leaseauto wordt niet alleen beletterd.

Tijdens de looptijd kan er van alles gebeuren.

Een deur raakt beschadigd.

Een bumper wordt vervangen.

Een medewerker wisselt van functie.

Een telefoonnummer verandert.

Een vestiging verhuist.

Een voertuig gaat eerder uit contract.

Uiteindelijk moet de auto misschien weer in originele staat worden ingeleverd.

Daarom kun je wagenparkbelettering beter zien als:

aanbrengen → beheren → herstellen → verwijderen.

De partij die de oorspronkelijke specificaties kent, kan herstel en demontage vaak veel efficiënter organiseren.

Schadeherstel: reproduceer alleen wat nodig is

Een bestelbus heeft schade aan de rechterdeur.

Na herstel moet de belettering terug.

Als het oorspronkelijke ontwerp, materiaal en de maatvoering goed zijn opgeslagen, hoeft niet opnieuw het hele voertuig te worden bekeken.

De benodigde onderdelen kunnen opnieuw worden geproduceerd.

Dat is precies waarom goede documentatie bij grote wagenparken zoveel waarde heeft.

Het voorkomt dat iedere schade een nieuw grafisch project wordt.

Ontletteren bij einde lease

Dit onderdeel wordt gemakkelijk vergeten wanneer een leasecontract nog vier jaar loopt.

Maar uiteindelijk komt het voertuig terug.

Afhankelijk van afspraken en toepassing moet belettering dan mogelijk worden verwijderd.

Goed aangebrachte, passende voertuigfolie kan weer worden verwijderd, maar leeftijd, materiaal, lakconditie en omstandigheden spelen daarbij een rol.

Het is daarom verstandig om al bij de start na te denken over de complete looptijd.

Een oplossing voor een promotiecampagne van zes maanden vraagt mogelijk om een andere aanpak dan permanente fleetbranding voor vijf jaar.

Wie is verantwoordelijk voor lakschade?

Dit is een onderwerp waar vooraf duidelijkheid over moet bestaan.

Voertuigfolie wordt vaak juist mede gekozen omdat deze verwijderd kan worden en de originele lak grotendeels intact blijft.

Maar de ondergrond moet bij montage wel geschikt zijn.

Denk bijvoorbeeld aan voertuigen die:

• recent zijn overgespoten;
• lakschade hebben;
• plaatselijk zijn bijgewerkt;
• slecht herstelde schade hebben.

Leg afwijkingen waar relevant vóór montage vast.

Fotografeer twijfelgevallen.

Dat voorkomt discussie jaren later bij demontage.

Nieuwe klant? Maak eerst een fleetstandaard

Stel dat een leasemaatschappij een klant met 200 voertuigen binnenhaalt.

Begin dan niet direct met auto nummer één.

Maak eerst de standaard.

Leg bijvoorbeeld vast:

• huisstijl;
• voertuigcategorieën;
• foliespecificaties;
• ontwerpregels;
• positionering;
• variabele gegevens;
• bestelprocedure;
• planning;
• opleverprocedure;
• schadeprocedure;
• demontageprocedure.

Daarna kan iedere volgende opdracht veel efficiënter door het proces.

De eerste auto kost daardoor misschien iets meer voorbereiding.

Auto 2 tot en met 200 juist veel minder.

Wat als iedere leaserijder zelf een afspraak maakt?

Dat lijkt eenvoudig.

De berijder krijgt een telefoonnummer en plant zelf een afspraak.

Maar voor grotere fleets kan dat tot veel variatie leiden.

De ene medewerker belt direct.

De andere drie weken later.

Nummer drie verschijnt niet op de afspraak.

Nummer vier wil ineens iets aan het ontwerp veranderen.

Nummer vijf vraagt of het ook bij hem thuis kan.

Een centraal proces kan dit voorkomen.

Geef berijders waar nodig keuze uit locaties of tijdsloten, maar laat ontwerp, specificaties en opdrachtinhoud centraal vaststaan.

Maak wijzigingen onmogelijk zonder toestemming

Voor een eindgebruiker is:

“Kunnen jullie mijn Instagram-account er ook even onder zetten?”

een kleine vraag.

Voor een landelijke fleetmanager kan het een nachtmerrie zijn.

Voor corporate fleets moet duidelijk zijn welke onderdelen:

vast

en welke:

variabel

zijn.

Een monteur zou niet ter plaatse zelfstandig wijzigingen aan een goedgekeurde huisstijl moeten uitvoeren zonder de juiste toestemming.

Zo voorkom je dat honderd identieke bedrijfswagens langzaam honderd unieke uitvoeringen worden.

Meerdere merken en modellen? Bouw een bibliotheek

Grotere zakelijke wagenparken bestaan zelden uit één voertuigtype.

Denk aan:

• personenauto’s;
• compacte bestelwagens;
• grote bestelbussen;
• bakwagens;
• elektrische voertuigen.

Maak daarom per klant een bibliotheek van goedgekeurde ontwerpen.

Bijvoorbeeld:

Volkswagen Transporter – versie A

Ford Transit – versie A

Mercedes-Benz Sprinter L2H2 – versie B

Renault Kangoo E-Tech – versie A

Wanneer een nieuwe bestelling binnenkomt, wordt de juiste standaard gekoppeld.

Dat versnelt zowel calculatie als productie.

Elektrische wagenparken bieden nieuwe communicatiekansen

De overstap naar elektrische bedrijfswagens wordt door veel organisaties ook communicatief gebruikt.

Bijvoorbeeld:

100% elektrisch onderweg

of:

Deze bus rijdt emissievrij

Dat kan onderdeel worden van de fleetbranding.

Maar houd het beheersbaar.

Wanneer een wagenpark deels elektrisch en deels conventioneel is, maak je bijvoorbeeld twee gecontroleerde ontwerpvarianten in plaats van iedere auto individueel aan te passen.

Wie moet eigenaar zijn van het proces?

Bij leasemaatschappijen kunnen verschillende partijen betrokken zijn:

• accountmanagement;
• operations;
• fleetmanagement;
• dealer;
• klant;
• berijder;
• wagenparkbeheerder;
• signpartner.

Zonder duidelijke verantwoordelijkheden ontstaan makkelijk misverstanden.

Bepaal daarom:

Wie geeft opdracht?

Wie keurt artwork goed?

Wie bepaalt de locatie?

Wie plant het voertuig?

Wie mag wijzigingen goedkeuren?

Wie ontvangt de oplevering?

Hoe groter het volume, hoe belangrijker deze afspraken worden.

Eén factuurstroom kan administratief veel schelen

Tien lokale signbedrijven betekenen mogelijk ook tien verschillende factuurstromen.

Voor een landelijke leaseorganisatie kan centrale facturatie veel eenvoudiger zijn.

Bijvoorbeeld één periodieke factuur met specificatie per:

• klant;
• kenteken;
• ordernummer;
• kostenplaats;
• vestiging.

Hierdoor hoeft administratie niet iedere regionale leverancier afzonderlijk te verwerken.

Bij grote aantallen kan juist dát een flinke procesbesparing opleveren.

Eén aanspreekpunt versus lokale signbedrijven

De kernverschillen kun je ongeveer zo samenvatten:

Daarmee is lokaal werken niet per definitie verkeerd.

De vraag is vooral:

wie wil je de complexiteit laten managen?

Wanneer zijn lokale signbedrijven een prima keuze?

Bijvoorbeeld wanneer:

• er weinig voertuigen zijn;
• opdrachten incidenteel voorkomen;
• het wagenpark sterk lokaal geconcentreerd is;
• er een uitstekende vaste regionale partner beschikbaar is;
• centrale rapportage nauwelijks nodig is.

Voor een bedrijf met acht bedrijfswagens in Groningen is een landelijke infrastructuur waarschijnlijk overkill.

Wanneer wordt één centraal aanspreekpunt interessant?

Vooral wanneer:

• voertuigen door heel Nederland rijden;
• meerdere zakelijke klanten worden bediend;
• volumes toenemen;
• dezelfde huisstijl landelijk moet worden bewaakt;
• meerdere voertuigmodellen worden gebruikt;
• centrale facturatie gewenst is;
• schadeherstel regelmatig voorkomt;
• de leasemaatschappij zelf zo min mogelijk operationeel werk wil.

Dan verandert de vraag.

Niet:

“Wie kan deze bus bestickeren?”

Maar:

“Wie kan dit complete proces voor ons beheren?”

Een praktische pilot werkt beter dan direct alles omgooien

Overweeg je als leasemaatschappij centrale wagenparkbelettering?

Begin bijvoorbeeld met:

één klant + één voertuiggroep + één afgesproken proces.

Meet vervolgens:

• doorlooptijd;
• aantal contactmomenten;
• stilstand;
• foutpercentage;
• kwaliteit;
• interne verwerkingstijd;
• tevredenheid van klant en berijder.

Vergelijk dat met de bestaande werkwijze.

Dan wordt de discussie veel concreter dan alleen een vergelijking van folietarieven.

8 vragen voor een landelijke wagenparkbeletteringspartner

Vraag een potentiële partner bijvoorbeeld:

1. Kunnen jullie landelijk montage organiseren?
2. Hoe bewaken jullie dezelfde kwaliteit op verschillende locaties?
3. Hoe worden ontwerpen en voertuigspecificaties opgeslagen?
4. Kunnen jullie per kenteken rapporteren?
5. Hoe wordt schadeherstel georganiseerd?
6. Kunnen voertuigen vóór aflevering worden beletterd?
7. Kunnen jullie ontlettering aan het einde van het leasecontract organiseren?
8. Hebben wij daadwerkelijk één aanspreekpunt wanneer ergens iets misgaat?

Vooral die laatste vraag is belangrijk.

Een netwerk hebben is één ding.

Verantwoordelijkheid nemen voor dat netwerk is iets anders.

Van voertuigbelettering naar extra dienstverlening

Voor leasemaatschappijen kan wagenparkbelettering bovendien een interessante aanvullende dienst richting zakelijke klanten zijn.

De klant least niet alleen twintig bedrijfswagens.

Hij krijgt desgewenst twintig voertuigen:

rijklaar + ingericht + herkenbaar in de eigen huisstijl.

Daarmee haal je opnieuw een organisatorische taak bij de klant weg.

Voor een ondernemer of fleetmanager is dat aantrekkelijk.

Hij hoeft niet na aflevering zelf twintig afspraken met een reclamebedrijf te organiseren.

De interessantste vraag is niet wie de folie plakt

Uiteindelijk kunnen veel professionele signbedrijven een bedrijfswagen uitstekend beletteren.

Voor landelijke leasemaatschappijen zit het onderscheid daarom ergens anders.

Wie zorgt dat:

het juiste ontwerp

op het juiste voertuig

op de juiste locatie

op het juiste moment

volgens dezelfde kwaliteitsstandaard

wordt aangebracht?

En wie lost het op wanneer ergens in die keten iets afwijkt?

Daar zit de werkelijke waarde van landelijke fleetmanagement voor voertuigbelettering.

Veelgestelde vragen over landelijke wagenparkbelettering

Moeten alle voertuigen naar één locatie?

Nee. Centrale coördinatie hoeft niet te betekenen dat montage centraal plaatsvindt. Regionale uitvoering kan juist transport en stilstand beperken.

Kan voertuigbelettering vóór aflevering worden uitgevoerd?

Ja. Wanneer de logistieke keten dit toelaat, kan belettering vóór aflevering veel extra afspraken voor de eindklant voorkomen.

Kunnen verschillende voertuigmodellen dezelfde uitstraling krijgen?

Ja. Per voertuigmodel kan een passend ontwerp worden gemaakt binnen dezelfde centrale huisstijl.

Wat gebeurt er bij schade aan een beletterd voertuig?

Wanneer ontwerp en materialen goed zijn geregistreerd, kan het beschadigde deel vaak opnieuw worden geproduceerd en aangebracht.

Kan belettering aan het einde van de leaseperiode worden verwijderd?

In veel gevallen wel. De mogelijkheden en het resultaat zijn mede afhankelijk van folie, leeftijd, ondergrond en lakconditie.

Kan een leasemaatschappij voertuigbelettering als aanvullende dienst aanbieden?

Ja. Juist door productie, planning en uitvoering centraal te organiseren kan wagenparkbelettering als aanvullende dienstverlening richting zakelijke leaseklanten worden aangeboden.