Print & Sign centraal inkopen voor een zorgorganisatie: zo verminder je leveranciers en losse bestellingen

Print & Sign is zelden één duidelijke inkoopcategorie.

Een zorgorganisatie gebruikt misschien:

• folders;
• brochures;
• visitekaartjes;
• briefpapier;
• posters;
• raamstickers;
• privacyfolie;
• gevelreclame;
• bewegwijzering;
• parkeerborden;
• vlaggen;
• spandoeken;
• informatieborden;
• interieurprints;
• tijdelijke communicatie;
• bedrijfskleding.

Een deel wordt door marketing besteld.

Een ander deel door facilitair.

Locatiemanagers regelen zelf kleine aanvragen.

HR heeft materialen nodig voor recruitment.

Communicatie bestelt drukwerk.

En bij een verbouwing schakelt de projectleider misschien rechtstreeks een lokale signmaker in.

Iedere individuele keuze is begrijpelijk.

Het probleem ontstaat pas wanneer je naar het totaal kijkt.

Het probleem is vaak niet de prijs van één bestelling

Stel dat een locatie voor €185 aan raamstickers bestelt.

Een andere locatie bestelt voor €240 een informatiebord.

Marketing bestelt €600 aan brochures.

Op zichzelf zijn dat geen enorme bedragen.

Maar iedere bestelling vraagt mogelijk om:

leverancier zoeken → offerte aanvragen → bestanden verzamelen → specificaties bepalen → goedkeuren → bestellen → levering controleren → factuur verwerken.

Doe dat honderden keren per jaar en de interne kosten kunnen behoorlijk oplopen.

Daarom moet je bij centralisatie niet alleen kijken naar:

“Kunnen we het product goedkoper inkopen?”

Maar ook naar:

“Hoeveel handelingen kunnen we uit het proces halen?”

Van tientallen leveranciers naar één centraal aanspreekpunt

Veel zorgorganisaties hebben door de jaren heen een netwerk van leveranciers opgebouwd.

De drukker voor folders.

Een lokale signmaker voor locatie A.

Een andere partij voor locatie B.

Een vlaggenleverancier.

Een bedrijf voor autobelettering.

Nog iemand voor raamfolie.

En ergens bestaat nog een account bij een online drukker.

Dat kan prima functioneren.

Totdat je grip wilt krijgen op:

• kosten;
• huisstijl;
• assortiment;
• facturatie;
• levertijden;
• duurzaamheid;
• kwaliteit.

Dan blijkt hoe versnipperd het proces eigenlijk is.

Moet één leverancier dan werkelijk alles zelf produceren?

Nee.

Dat is een belangrijk onderscheid.

Eén centraal aanspreekpunt betekent niet noodzakelijk één productielocatie.

Drukwerk, vlaggen, raamfolie, gevelreclame en voertuigbelettering vragen allemaal om andere machines en expertise.

Voor een zorgorganisatie is vooral belangrijk dat één partij verantwoordelijkheid kan nemen voor het totale proces.

Wie het uiteindelijk produceert, is voor de interne aanvrager veel minder relevant dan:

Wordt het goed gemaakt?

Klopt de huisstijl?

Komt het op tijd?

En weet ik wie ik moet bellen als er iets verandert?

1. Breng eerst alle Print & Sign-uitgaven in kaart

Centraliseren begint niet met een nieuwe leverancier kiezen.

Begin met inzicht.

Bekijk bijvoorbeeld de afgelopen twaalf maanden en inventariseer:

• welke leveranciers zijn gebruikt;
• welke producten zijn besteld;
• door welke locaties;
• hoe vaak;
• tegen welke bedragen;
• welke producten terugkeren.

Waarschijnlijk ontstaat een lange lijst.

Maar meestal zie je vrij snel patronen.

Dezelfde folders worden opnieuw besteld.

Openingstijdenstickers keren terug.

Parkeerborden komen op meerdere locaties voor.

Nieuwe medewerkers hebben vergelijkbare materialen nodig.

Juist daar ligt de eerste winst.

2. Maak onderscheid tussen standaard en maatwerk

Niet iedere Print & Sign-opdracht kun je volledig standaardiseren.

Een nieuwe gevelconstructie voor een zorglocatie vraagt maatwerk.

Een set visitekaartjes veel minder.

Verdeel het assortiment daarom bijvoorbeeld in twee groepen.

Standaardproducten

Producten die regelmatig terugkomen en grotendeels vooraf kunnen worden vastgelegd.

Denk aan:

• visitekaartjes;
• briefpapier;
• enveloppen;
• folders;
• standaard posters;
• parkeerborden;
• openingstijdenstickers;
• vlaggen.

Projectmatige producten

Producten waarbij advies, inmeten of montage nodig is.

Denk aan:

• gevelreclame;
• complete bewegwijzering;
• raamfolie;
• interieurbranding;
• restyling van locaties;
• voertuigbelettering.

Zo voorkom je dat een eenvoudige bestelling hetzelfde proces krijgt als een complete locatieverbouwing.

3. Maak een centraal Print & Sign-assortiment

Dit is één van de krachtigste stappen.

In plaats van iedere locatie zelf te laten bepalen:

“We hebben een parkeerbord nodig.”

leg je vooraf een aantal varianten vast.

Bijvoorbeeld:

Parkeerbord bezoekers

Parkeerbord medewerkers

Parkeerbord mindervaliden

Openingstijdensticker

A3 informatieposter

Standaard bedrijfsvlag

Daarbij zijn al bepaald:

• formaat;
• materiaal;
• ontwerp;
• kleur;
• afwerking;
• prijs.

De locatie kiest alleen nog:

welk product + aantal + afleveradres.

Dat scheelt enorm veel heen-en-weer mailen.

4. Leg huisstijlbestanden centraal vast

Een veelvoorkomend probleem binnen grotere organisaties:

“Kun je het logo even sturen?”

Vervolgens verschijnen er bestanden zoals:

logo-nieuw.pdf

logo-definitief.ai

logo-definitief2.pdf

logo-nieuw-echt-definitief.png

Dat wil je voorkomen.

Een centrale Print & Sign partner kan werken met één goedgekeurde set huisstijlbestanden.

Daarmee verklein je de kans dat een locatie per ongeluk een oud logo of verkeerde kleur gebruikt.

5. Leg ook productspecificaties vast

Huisstijlbewaking gaat verder dan alleen het logo.

Stel dat iedere zorglocatie hetzelfde parkeerbord gebruikt.

Dan wil je idealiter ook dezelfde:

• afmetingen;
• plaatsoort;
• dikte;
• bedrukking;
• afwerking;
• montagewijze.

Anders ziet locatie A er na een paar jaar anders uit dan locatie B.

Door specificaties centraal vast te leggen ontstaat visuele consistentie én wordt opnieuw bestellen eenvoudiger.

6. Geef locaties vrijheid binnen duidelijke kaders

Centralisatie roept soms weerstand op.

Locaties zijn gewend om zelf even iets te regelen.

Nu moet ineens “alles via centraal”.

Dat klinkt al snel als vertraging.

Daarom moet een centraal systeem juist gemakkelijker zijn dan de oude situatie.

Niet:

formulier invullen → manager akkoord → marketing akkoord → inkoop akkoord → offerte → drie mails → bestelling.

Maar bijvoorbeeld:

kies goedgekeurd product → vul locatiegegevens in → bestel.

De kaders zijn centraal bepaald.

Binnen die kaders krijgt de locatie juist meer snelheid.

7. Laat marketing niet iedere kleine aanvraag controleren

Marketing moet de merkidentiteit bewaken.

Maar dat betekent niet dat iemand van marketing persoonlijk iedere nieuwe A3-poster of vlag hoeft goed te keuren.

Wanneer templates en producten vooraf zijn goedgekeurd, kan een groot gedeelte van de aanvragen zonder nieuwe ontwerpcontrole worden uitgevoerd.

Marketing bepaalt één keer:

zo moet het eruitzien.

Daarna bewaakt het systeem die keuze.

Dat is veel efficiënter dan honderd keer dezelfde beslissing nemen.

8. Maak variabele templates voor terugkerende communicatie

Sommige producten zijn vrijwel hetzelfde, behalve een paar gegevens.

Denk aan:

• openingstijden;
• naam van een locatie;
• telefoonnummer;
• naam medewerker;
• specifieke afdeling.

Daarvoor kunnen vaste templates worden gemaakt.

De huisstijl staat vast.

Alleen de toegestane gegevens veranderen.

Zo kan locatie Apeldoorn een eigen openingstijdensticker bestellen zonder zelf een ontwerp te laten maken.

9. Centraliseer gevelreclame en bewegwijzering óók

Bij drukwerk is centralisatie relatief eenvoudig.

Bij signing wordt het interessanter.

Want iedere locatie is anders.

Toch kun je ook hier veel standaardiseren.

Denk aan vaste uitgangspunten voor:

• gevelborden;
• kamernummering;
• afdelingsborden;
• parkeerborden;
• routeborden;
• entreeaanduidingen;
• raammarkeringen.

De exacte maatvoering kan per locatie verschillen.

Maar de vormgeving, materialen en systeemkeuzes hoeven niet iedere keer opnieuw te worden bedacht.

10. Maak een locatiepaspoort

Voor organisaties met tientallen zorglocaties kan een digitaal locatiepaspoort enorm waardevol zijn.

Leg bijvoorbeeld per locatie vast:

adres

contactpersoon

foto’s van de buitenzijde

gevelmaten

raamafmetingen

bestaande bewegwijzering

gebruikte materialen

kleurcodes

productiebestanden

montage-informatie

Komt er volgend jaar een nieuwe campagne?

Dan hoef je niet opnieuw bij iedere vestiging te vragen:

“Hoe breed was dat raam ook alweer?”

Je beschikt al over een groot deel van de informatie.

Van 40 losse raamstickers naar één uitrol

Stel dat alle locaties nieuwe openingstijden krijgen.

Zonder centrale regie kan iedere locatie zelf stickers gaan bestellen.

Met mogelijk verschillende:

• afmetingen;
• lettergroottes;
• materialen;
• posities;
• leveranciers.

Met centrale regie wordt het één project.

40 locaties → één huisstijl → één planning → één productiespecificatie → lokale uitvoering waar nodig.

Dat maakt opschalen veel eenvoudiger.

Nieuwe zorglocatie openen? Werk met een vaste checklist

Bij iedere nieuwe locatie zijn vergelijkbare middelen nodig.

Maak daarom een standaard openingspakket.

Bijvoorbeeld:

• gevelidentiteit;
• entreebelettering;
• raamfolie;
• bewegwijzering;
• parkeercommunicatie;
• vlaggen;
• informatieposters;
• folders;
• visitekaartjes;
• interieurcommunicatie.

Niet ieder onderdeel is altijd nodig.

Maar de checklist voorkomt dat drie dagen voor opening iemand ontdekt:

“We hebben nog geen bord voor de parkeerplaats.”

Restyling van meerdere zorglocaties

Bij een nieuwe huisstijl wordt centralisatie helemaal belangrijk.

Een logo wijzigen lijkt digitaal eenvoudig.

Maar in de fysieke wereld staat dat logo mogelijk op:

• 38 gevels;
• 120 deuren;
• honderden bewegwijzeringsborden;
• voertuigen;
• vlaggen;
• folders;
• raamstickers.

Maak daarom eerst een inventarisatie.

Bepaal vervolgens prioriteiten en fasering.

Bijvoorbeeld:

fase 1: belangrijkste externe merkuitingen

fase 2: bewegwijzering en interieur

fase 3: drukwerk vervangen zodra voorraad op is

Zo hoeft niet noodzakelijk alles op één dag in de afvalcontainer te verdwijnen.

Minder leveranciers betekent minder leveranciersbeheer

Iedere actieve leverancier betekent administratief werk.

Denk aan:

• leveranciersgegevens;
• afspraken;
• contracten;
• facturen;
• contactpersonen;
• prijsupdates;
• beoordelingen.

Wanneer het aantal leveranciers voor Print & Sign daalt, kan daardoor ook de administratieve belasting afnemen.

Dat voordeel is moeilijk zichtbaar op één offerte.

Maar op organisatieniveau kan het aanzienlijk zijn.

Eén factuur of verzamelfactuur

Honderd bestellingen van €50 kunnen administratief vervelender zijn dan één bestelling van €5.000.

Daarom kan het interessant zijn om afspraken te maken over facturatie.

Bijvoorbeeld:

• periodieke verzamelfactuur;
• facturatie per locatie;
• kostenplaatsvermelding;
• projectnummer;
• inkoopordernummer.

De beste inrichting hangt af van de financiële administratie van de zorgorganisatie.

Maar bespreek dit vooraf.

Zorg dat kosten intern kunnen worden toegewezen

Centraal inkopen betekent niet dat alle kosten automatisch op één algemene marketingpot terecht moeten komen.

Een goede structuur kan bestellingen bijvoorbeeld koppelen aan:

locatie + afdeling + kostenplaats + project.

Daardoor behoudt finance inzicht terwijl de inkoop centraal wordt georganiseerd.

Centrale prijsafspraken geven voorspelbaarheid

Wanneer dezelfde producten regelmatig terugkomen, is het onnodig om telkens opnieuw een offerte op te vragen.

Leg prijzen vast voor standaardproducten.

Bijvoorbeeld:

500 folders type A

1.000 folders type A

standaard parkeerbord

standaard vlag

openingstijdensticker

De interne aanvrager weet vooraf wat iets kost.

En inkoop hoeft niet iedere kleine bestelling afzonderlijk te beoordelen.

Bundel bestellingen waar dat zinvol is

Tien locaties hebben dezelfde folder nodig.

Dan kan het efficiënter zijn om gezamenlijk te produceren.

Dat betekent niet automatisch dat alles naar één centraal magazijn moet.

Productie kan worden gebundeld terwijl de orders vervolgens over meerdere afleveradressen worden verdeeld.

Zo combineer je schaalvoordeel met lokale levering.

Maar voorkom onnodige voorraad

Een klassieke valkuil bij centrale inkoop:

“Als 5.000 stuks goedkoper zijn per stuk, bestellen we er 5.000.”

Vervolgens verandert zes maanden later een telefoonnummer.

En liggen er 3.200 folders in een kast.

Kijk daarom niet alleen naar de stukprijs.

Kijk naar:

verbruik + houdbaarheid van de inhoud + opslag + kans op wijzigingen.

De goedkoopste prijs per folder kan uiteindelijk de duurste bestelling zijn.

Denk bij zorgcommunicatie aan actualiteit

Zorgorganisaties hebben regelmatig informatie die verandert.

Daarom is voorraadbeheer extra belangrijk.

Een folder over een langdurig stabiele dienstverlening kan in grotere oplage interessant zijn.

Een document met:

• medewerkersnamen;
• tarieven;
• openingstijden;
• tijdelijke procedures

kan sneller verouderen.

Stem oplage daarop af.

Privacyfolie en raamfolie centraal beheren

Raamfolie komt binnen zorgomgevingen veel voor.

Niet alleen voor branding, maar ook voor:

• privacy;
• herkenbaarheid van glas;
• afscherming;
• zonwering;
• decoratie.

Leg waar mogelijk vaste folietypen en patronen vast.

Zo voorkom je dat iedere locatie een compleet andere oplossing kiest voor hetzelfde vraagstuk.

Bij specifieke functionele eisen moet uiteraard altijd worden beoordeeld welke folie technisch geschikt is.

Bewegwijzering is geen verzameling losse bordjes

Binnen zorglocaties is bewegwijzering bijzonder belangrijk.

Bezoekers kunnen gespannen zijn, onbekend zijn met het gebouw of moeite hebben met complexe informatie.

Een bord toevoegen omdat mensen ergens verkeerd lopen is soms logisch.

Maar twintig losse oplossingen kunnen uiteindelijk juist méér verwarring veroorzaken.

Bekijk bewegwijzering daarom als een systeem:

aankomst → parkeren → entree → receptie → afdeling → kamer.

Centralisatie kan helpen om die logica over locaties heen consistent te maken.

Vergeet toegankelijkheid niet

Goede zorgcommunicatie moet voor zoveel mogelijk bezoekers begrijpelijk zijn.

Bij bewegwijzering en signing kun je onder andere rekening houden met:

• voldoende contrast;
• duidelijke typografie;
• logische plaatsing;
• begrijpelijke benamingen;
• pictogrammen waar nuttig;
• leesafstand.

Mooi vormgegeven is niet voldoende.

De informatie moet functioneren voor de mensen die de locatie bezoeken.

Autobelettering voor zorgorganisaties

Ook het wagenpark kan onderdeel worden van de centrale Print & Sign-structuur.

Denk aan:

• thuiszorgauto’s;
• servicevoertuigen;
• personenauto’s;
• bestelbussen.

Leg het ontwerp per voertuigtype vast.

Komt er een nieuwe auto bij?

Dan hoeft niet opnieuw een complete ontwerpronde te worden gestart.

Voertuigtype X → uitvoering Y.

Dat maakt uitbreiding en schadeherstel eenvoudiger.

Bedrijfskleding meenemen in dezelfde merkregie

Afhankelijk van de organisatie kan ook kleding onderdeel zijn van de visuele identiteit.

Niet noodzakelijk medische werkkleding, maar bijvoorbeeld kleding voor:

• facilitaire teams;
• technische dienst;
• evenementen;
• promotieteams;
• vrijwilligers.

Ook hier helpt standaardisatie.

Welke kleding?

Welke kleur?

Waar staat het logo?

Welke afmeting?

Eenmaal goed vastleggen voorkomt iedere keer opnieuw overleg.

Spoed blijft bestaan

Centralisatie betekent niet dat iedere aanvraag maanden vooruit gepland kan worden.

Een bord raakt beschadigd.

Openingstijden veranderen onverwacht.

Een locatie heeft morgen communicatiemateriaal nodig.

Dat gebeurt.

Juist daarom is een vaste structuur handig.

Je hoeft bij spoed niet óók nog een leverancier te zoeken en productspecificaties uit te vinden.

De basis ligt al klaar.

Geef spoed een duidelijke route

Maak bijvoorbeeld onderscheid tussen:

reguliere bestelling

en

spoedaanvraag.

Niet iedere aanvraag waarop iemand “SPOED!!!” zet is daadwerkelijk urgent.

Door afspraken te maken over wat onder spoed valt, voorkom je onnodige extra kosten en verstoring van normale productie.

Hoeveel leveranciers heeft een zorgorganisatie nodig?

Er bestaat geen magisch aantal.

Volledig afhankelijk worden van één leverancier kan eveneens risico’s hebben.

Maar twintig leveranciers gebruiken voor vergelijkbare Print & Sign-producten is vaak moeilijk efficiënt te beheren.

Het doel moet daarom niet zijn:

zo weinig mogelijk leveranciers tegen iedere prijs.

Het doel is:

een beheersbaar leveranciersmodel met duidelijke verantwoordelijkheden en voldoende continuïteit.

Denk aan een primaire partner én achtervang

Voor grotere organisaties kan het verstandig zijn om een primaire Print & Sign partner te selecteren die het grootste gedeelte van de aanvragen afhandelt.

Voor kritieke producten of uitzonderlijke situaties kan daarnaast een alternatieve route beschikbaar blijven.

Zo combineer je standaardisatie met bedrijfszekerheid.

Vraag leveranciers naar landelijke uitvoering

Heeft jouw zorgorganisatie locaties verspreid over Nederland?

Dan is dit essentieel.

Vraag:

• Kunnen jullie landelijk inmeten?
• Kunnen jullie op meerdere locaties monteren?
• Hebben wij één centraal aanspreekpunt?
• Kunnen jullie bestanden centraal beheren?
• Kunnen producten naar verschillende locaties worden verzonden?
• Kunnen jullie landelijke restylingsprojecten coördineren?

Een leverancier die perfect is voor één vestiging hoeft niet automatisch geschikt te zijn voor vijftig locaties.

Vraag niet alleen om een prijslijst

Bij een centrale leveranciersselectie is prijs belangrijk.

Maar kijk ook naar het proces.

Vraag potentiële partners bijvoorbeeld hoe zij omgaan met:

• herhaalorders;
• huisstijlbeheer;
• locatiegegevens;
• spoed;
• montage;
• klachten;
• bestandscontrole;
• facturatie;
• meerdere afleveradressen;
• voorraad;
• projectmanagement.

Een scherpe prijs voor 1.000 folders vertelt weinig over hoe goed een leverancier jouw organisatie kan ontzorgen.

Meet na centralisatie of het daadwerkelijk beter gaat

Centraliseren is geen doel op zichzelf.

Meet daarom bijvoorbeeld:

• aantal actieve leveranciers;
• aantal losse facturen;
• aantal offerteaanvragen;
• gemiddelde doorlooptijd;
• aantal correcties;
• spoedbestellingen;
• Print & Sign-uitgaven;
• interne tevredenheid.

Dan kun je beoordelen of de nieuwe structuur werkelijk tijd en geld bespaart.

Een praktisch voorbeeld

Stel dat een zorgorganisatie 35 locaties heeft.

Voorheen bestellen locaties zelf hun standaard signing en drukwerk.

Er zijn twaalf actieve leveranciers.

Marketing krijgt regelmatig bestanden ter controle.

Finance verwerkt losse facturen.

Na centralisatie worden twintig veelgebruikte producten vastgelegd.

Locaties bestellen die rechtstreeks vanuit het goedgekeurde assortiment.

Alleen afwijkende aanvragen gaan naar marketing of facilitair.

Gevelreclame en grotere signingprojecten worden centraal gecoördineerd.

Het resultaat hoeft niet eens te zijn dat ieder product spectaculair goedkoper wordt.

De echte winst kan zitten in:

minder leveranciers + minder mails + minder fouten + minder facturen + meer huisstijlconsistentie.

Begin niet met alles tegelijk

Een complete organisatie in één keer omzetten kan onnodig complex zijn.

Begin bijvoorbeeld met de twintig producten die het vaakst worden besteld.

Of met één categorie:

drukwerk

Daarna:

standaard signing

Vervolgens:

projectmatige signing en montage.

Zo kun je het proces verbeteren terwijl de organisatie gewoon doorwerkt.

Welke producten kun je als eerste centraliseren?

Een logische eerste selectie bestaat uit producten die:

• vaak worden besteld;
• weinig maatwerk vragen;
• op meerdere locaties hetzelfde zijn;
• regelmatig opnieuw worden besteld.

Denk bijvoorbeeld aan:

1. visitekaartjes;
2. folders;
3. briefpapier;
4. standaard posters;
5. parkeerborden;
6. vlaggen;
7. openingstijdenstickers;
8. deur- en afdelingsbordjes;
9. standaard raamcommunicatie;
10. terugkerende informatiematerialen.

Daarmee kun je relatief snel resultaat boeken.

Van bestellen naar beheren

Dit is uiteindelijk de belangrijkste verandering.

Een versnipperde organisatie bestelt Print & Sign.

Een centraal georganiseerde organisatie beheert Print & Sign.

Dat betekent dat vooraf bekend is:

• wat gebruikt wordt;
• hoe het eruitziet;
• waarvan het gemaakt wordt;
• wat het kost;
• wie het mag bestellen;
• waar het geleverd wordt;
• welke bestanden gebruikt worden.

Daardoor hoeft bij iedere nieuwe aanvraag het wiel niet opnieuw te worden uitgevonden.

Veelgestelde vragen over centrale Print & Sign-inkoop voor zorgorganisaties

Wat valt onder Print & Sign voor een zorgorganisatie?

Daaronder kunnen onder andere drukwerk, bewegwijzering, gevelreclame, raamfolie, stickers, vlaggen, informatieborden, posters, voertuigbelettering en andere fysieke communicatiemiddelen vallen.

Kan één leverancier al deze producten leveren?

Een centrale Print & Sign partner hoeft niet noodzakelijk ieder product zelf te produceren. Belangrijker is dat één partij de juiste productie, kwaliteitsbewaking, logistiek en eventuele montage kan organiseren.

Kunnen zorglocaties nog zelfstandig bestellen?

Ja. Juist door een goedgekeurd assortiment en vaste templates te maken kunnen locaties binnen vooraf bepaalde kaders zelfstandig bestellen zonder iedere aanvraag opnieuw door marketing te laten controleren.

Hoe voorkom je huisstijlafwijkingen tussen locaties?

Door logo’s, ontwerpen, materialen, kleurreferenties en productspecificaties centraal vast te leggen en alleen goedgekeurde templates te gebruiken.

Kunnen producten rechtstreeks naar verschillende zorglocaties worden verzonden?

Dat kan onderdeel zijn van een centrale bestelstructuur. Hierdoor hoeft niet noodzakelijk alles eerst via het hoofdkantoor of een centraal magazijn te lopen.

Kunnen gevelreclame en bewegwijzering ook centraal worden geregeld?

Ja. Hoewel de exacte maatvoering per locatie verschilt, kunnen ontwerpprincipes, materialen, systemen en projectbegeleiding centraal worden georganiseerd.

Is centraal inkopen altijd goedkoper?

Niet ieder afzonderlijk product hoeft goedkoper te worden. De totale besparing kan juist ontstaan door betere prijsafspraken, minder leveranciersbeheer, minder offertes, minder fouten, minder facturen en minder interne handelingen.

Minder leveranciers is mooi. Minder gedoe is beter.

Een zorgorganisatie centraliseert Print & Sign uiteindelijk niet omdat een spreadsheet met twaalf leveranciers er mooier uitziet wanneer er nog maar drie overblijven.

Het doel is dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan zaken die niet hun kerntaak zijn.

Een locatiemanager hoeft geen materiaalspecialist te worden.

Marketing hoeft niet voor de twintigste keer dezelfde vlag goed te keuren.

Inkoop hoeft niet voor iedere kleine bestelling een nieuwe leverancier te beoordelen.

En facilitair hoeft niet in iedere regio opnieuw een signbedrijf te zoeken.

De ideale situatie?

De organisatie bepaalt één keer hoe het moet. Daarna wordt het gewoon geregeld.

Dat geeft grip op kosten en huisstijl, maar vooral op iets wat binnen een drukke zorgorganisatie minstens zo waardevol is:

tijd.