Online drukwerk bestellen met persoonlijke service: kan dat ook?

Het wordt soms als een keuze gepresenteerd.

Je bestelt online omdat je:

• snelheid wilt;
• zelf prijzen wilt berekenen;
• niet op een offerte wilt wachten;
• 24/7 wilt kunnen bestellen.

Of je kiest een traditionele drukker omdat je:

• advies wilt;
• iemand wilt kunnen bellen;
• maatwerk nodig hebt;
• zekerheid zoekt.

Maar waarom zou je moeten kiezen?

Een moderne drukwerkleverancier kan beide combineren.

Zelf regelen wanneer het makkelijk is. Persoonlijk contact wanneer je het nodig hebt.

Dat is eigenlijk hoe online drukwerk voor zakelijke klanten zou moeten werken.

Wat betekent persoonlijke service bij online drukwerk?

Persoonlijke service betekent niet dat je voor iedere bestelling eerst een half uur moet bellen.

Integendeel.

Als je precies weet dat je 500 A5-flyers op 250 grams papier wilt bestellen, moet je dat gewoon snel online kunnen regelen.

Persoonlijke service wordt waardevol wanneer er twijfel, maatwerk of tijdsdruk ontstaat.

Bijvoorbeeld:

“Ik wil deze brochure professioneel laten overkomen, maar ik weet niet welke papiersoort ik moet kiezen.”

Dan wil je iemand kunnen vragen:

Wat adviseren jullie?

En vervolgens een begrijpelijk antwoord krijgen.

Niet een woordenboek met papiertermen.

Het ideale model: digitaal waar het kan, persoonlijk waar het helpt

Stel dat je iedere maand dezelfde posters bestelt.

Daar hoeft geen medewerker tussen te zitten.

Gewoon inloggen, eerdere specificaties selecteren, bestand uploaden en bestellen.

Maar nu komt er een belangrijke beurs aan.

Je hebt nodig:

• brochures;
• visitekaartjes;
• flyers;
• posters;
• stickers;
• presentatiemateriaal.

Dan kan persoonlijk advies ineens veel interessanter worden.

Niet omdat online bestellen niet werkt.

Maar omdat je wilt voorkomen dat je vijf losse producten bestelt die uiteindelijk niet goed bij elkaar passen.

Automatiseer het standaardwerk. Geef aandacht aan de uitzonderingen.

1. Je wilt vooraf weten wat iets kost

Dit is één van de grootste voordelen van online drukwerk bestellen.

Je hoeft niet:

maandag een offerte aan te vragen,

dinsdag een vraag te beantwoorden,

woensdag een aangepaste offerte te ontvangen

om vervolgens een doos flyers te bestellen.

Bij veel standaardproducten moet je gewoon direct een prijs kunnen berekenen.

Bijvoorbeeld op basis van:

• formaat;
• materiaal;
• oplage;
• bedrukking;
• afwerking;
• levertijd.

Dat maakt vergelijken en budgetteren veel makkelijker.

2. Maar soms wil je gewoon even iemand bellen

Je hebt een bestand ontvangen van een vormgever.

Volgens jou ziet het er prima uit.

Maar is het ook geschikt voor productie?

Dan is:

“Upload uw bestand. Indien niet correct kan uw order vertraging oplopen.”

niet bijzonder geruststellend.

Veel prettiger is wanneer je kunt bellen of mailen:

“Kunnen jullie hier even naar kijken?”

Dat hoeft geen uitgebreid grafisch traject te zijn.

Een ervaren medewerker ziet vaak snel of iets technisch aandacht nodig heeft.

3. Een goede bestandscontrole voorkomt veel ellende

Een PDF die er op je beeldscherm perfect uitziet, kan technisch toch problemen bevatten.

Denk aan:

• verkeerde afmetingen;
• onvoldoende afloop;
• lage resolutie;
• ontbrekende lettertypen;
• verkeerde snijlijnen;
• verkeerd ingestelde transparantie;
• belangrijke tekst te dicht bij de rand.

Bij een oplage van 50 stuks is een fout vervelend.

Bij 25.000 exemplaren wordt het een dure grap.

Daarom is een goede bestandscontrole zo belangrijk.

Wat wordt bij een bestandscontrole gecontroleerd?

Dat verschilt per leverancier en type controle.

Bij een technische controle wordt bijvoorbeeld gekeken of een bestand geschikt is om geproduceerd te worden.

Maar let op:

Een automatische controle weet niet altijd dat het telefoonnummer op jouw flyer verkeerd is.

Of dat je per ongeluk het logo van vorig jaar hebt gebruikt.

Daar blijft de opdrachtgever verantwoordelijk voor.

Het verschil tussen technisch correct en inhoudelijk correct is belangrijk.

4. Papier kiezen zonder papierexpert te worden

135 grams gesatineerd MC.

170 grams silk MC.

300 grams sulfaatkarton.

Offset.

Biotop.

Tintoretto.

Kraft.

Mooi dat het allemaal bestaat.

Maar als klant wil je meestal vooral weten:

Wat past bij wat ik wil maken?

Bijvoorbeeld:

“Ik wil een luxe uitnodiging die stevig aanvoelt en waarop niet direct iedere vingerafdruk zichtbaar is.”

Dat is voor een goede drukwerkspecialist veel bruikbaardere informatie.

Vertel wat je wilt bereiken.

Laat de leverancier vervolgens helpen met het materiaal.

5. Een webshop moet ingewikkelde keuzes juist eenvoudiger maken

Een goede online drukwerkshop laat niet simpelweg 46 papiersoorten zien en wenst je succes.

Hij helpt kiezen.

Bijvoorbeeld door onderscheid te maken tussen:

voordelig

standaard

luxe

of door per materiaal duidelijk te beschrijven waarvoor het geschikt is.

De beste webshop maakt jou niet tot drukwerkexpert.

Hij zorgt ervoor dat je zonder die kennis toch een goede keuze kunt maken.

6. Spoed? Dan wordt persoonlijk contact extra waardevol

“We hebben vrijdag een evenement. Kan dit nog?”

Online staat misschien een verwachte leverdatum.

Maar bij een harde deadline wil je zekerheid.

Wanneer iets absoluut op een bepaalde datum aanwezig moet zijn, kan persoonlijk contact verstandig zijn.

Dan kan worden gekeken naar:

• productiemogelijkheden;
• alternatieve materialen;
• snellere productiewijze;
• transport;
• aflevermoment.

Soms blijkt een andere uitvoering één dag sneller te kunnen.

Dat kan belangrijker zijn dan vasthouden aan de oorspronkelijke specificatie.

7. Goed advies kan je juist geld besparen

Persoonlijke service klinkt duur.

Maar goed advies kan precies het tegenovergestelde doen.

Stel:

Je wilt 10.000 folders bestellen omdat de prijs per stuk dan lekker laag is.

Een medewerker vraagt:

“Hoeveel verwacht je er werkelijk te gebruiken?”

Het antwoord is 3.000.

Dan kan een kleinere oplage uiteindelijk veel goedkoper zijn.

Hetzelfde geldt voor materiaal.

Voor een tijdelijke campagne van één week heb je misschien helemaal geen extreem duurzame uitvoering nodig.

Goede service betekent niet automatisch:

duurder verkopen.

Goede service betekent:

de oplossing adviseren die bij het gebruik past.

8. Online bestellen is ideaal voor herhaalorders

Heb je eerder drukwerk besteld en wil je exact hetzelfde opnieuw?

Dan moet dat vooral niet ingewikkeld worden gemaakt.

Je wilt niet opnieuw:

• specificaties opzoeken;
• een offerte aanvragen;
• uitleggen welk papier je had;
• afleveradres doorgeven.

Een goede online omgeving maakt herhaalbestellingen eenvoudig.

Zeker voor zakelijke klanten die regelmatig dezelfde producten gebruiken, kan dit enorm veel tijd besparen.

9. Persoonlijke service wordt belangrijker bij maatwerk

Niet ieder drukwerkproduct past netjes in een standaard configurator.

Misschien wil je:

• een afwijkend formaat;
• bijzondere vouwwijze;
• speciale verpakking;
• verschillende ontwerpen combineren;
• specifieke nabewerking;
• gepersonaliseerde exemplaren;
• meerdere afleveradressen.

Dan moet de webshop geen digitale muur worden.

Het moet mogelijk zijn om te zeggen:

“Dit staat niet online. Kunnen jullie het toch maken?”

Een breed online assortiment is handig.

Een leverancier die buiten zijn eigen keuzemenu kan denken is vaak nog handiger.

10. Meerdere ontwerpen binnen één bestelling

Stel dat je voor twintig medewerkers visitekaartjes nodig hebt.

Of voor twaalf vestigingen dezelfde flyer met verschillende adresgegevens.

Dan wil je niet noodzakelijk twintig of twaalf volledig losse bestellingen plaatsen.

Vraag daarom naar mogelijkheden voor multidesign of meerdere artworks binnen een order.

Bij geschikte producten kan dat bestellen veel eenvoudiger maken.

11. Eén leverancier voor meer dan alleen drukwerk

Een campagne stopt meestal niet bij de flyer.

Je hebt misschien ook nodig:

• raamstickers;
• posters;
• reclameborden;
• vlaggen;
• spandoeken;
• beursmaterialen;
• bedrijfskleding.

Wanneer je daarvoor vijf verschillende webshops gebruikt, ben je alsnog veel tijd kwijt.

Voor zakelijke klanten kan het daarom interessant zijn wanneer één aanspreekpunt meerdere Print & Sign-producten kan regelen.

Niet omdat alles per se op dezelfde machine geproduceerd moet worden.

Maar omdat jij niet iedere keer opnieuw hoeft te beginnen.

12. Een webshop vervangt de medewerker niet

Dat is misschien wel de belangrijkste gedachte.

Een goede webshop neemt onnodig werk over.

Prijzen berekenen.

Productopties tonen.

Bestanden uploaden.

Adressen verwerken.

Bestellingen registreren.

Statusinformatie geven.

Daardoor hoeft een medewerker geen tijd te besteden aan dingen die jij prima zelf kunt.

En blijft juist meer ruimte over voor situaties waarin menselijke kennis wél waarde toevoegt.

13. Persoonlijk betekent ook dat iemand verantwoordelijkheid neemt

Dit merk je vooral wanneer iets misgaat.

Een pakket loopt vertraging op.

Een bestand blijkt niet goed verwerkt.

De kleur wijkt onverwacht af.

Een deel van de bestelling is beschadigd.

Dan wil je niet terechtkomen in een eindeloze cyclus van:

ticket aangemaakt → automatische bevestiging → chatbot → nieuw ticket → wachten.

Je wilt dat iemand de situatie bekijkt en zegt:

“Ik ga uitzoeken wat er is gebeurd en wat we kunnen doen.”

Dat is persoonlijke service.

Niet alleen vriendelijk antwoorden.

Maar verantwoordelijkheid nemen.

14. Een telefoonnummer zegt nog niet alles

Een webshop kan een telefoonnummer op de contactpagina zetten.

Dat betekent nog niet automatisch dat er persoonlijke service is.

Let bijvoorbeeld op:

Wordt er inhoudelijk meegedacht?

Kunnen medewerkers iets vertellen over materialen?

Kunnen ze een order daadwerkelijk bekijken?

Kunnen ze helpen wanneer je deadline spannend wordt?

Krijg je een praktisch antwoord?

Daar zit het verschil.

15. Persoonlijke service is vooral waardevol vóórdat iets fout gaat

Goede service wordt vaak gekoppeld aan klachten oplossen.

Maar de beste service voorkomt juist klachten.

Bijvoorbeeld doordat iemand vooraf ziet:

“Deze tekst staat wel erg dicht bij de snijlijn.”

Of:

“Voor buitengebruik zou ik dit materiaal niet adviseren.”

Of:

“Als vrijdag echt een harde deadline is, zou ik voor deze productieoptie kiezen.”

Een telefoontje van twee minuten kan daarmee een complete herdruk voorkomen.

Online drukwerk voor zakelijke klanten

Voor bedrijven gelden vaak andere behoeften dan voor een consument die één fotoboek bestelt.

Zakelijke klanten kunnen bijvoorbeeld behoefte hebben aan:

• meerdere gebruikers;
• verschillende afleveradressen;
• bestellen op factuur;
• vaste prijsafspraken;
• inkoopcondities;
• herhaalorders;
• centraal opgeslagen bestanden;
• huisstijlbewaking.

Dan wordt een webshop steeds meer een inkoopomgeving in plaats van alleen een online winkel.

Meerdere vestigingen? Maak bestellen nog eenvoudiger

Stel dat je 35 vestigingen hebt.

Iedere vestiging gebruikt dezelfde:

• visitekaartjes;
• folders;
• posters;
• stickers;
• openingstijden;
• vlaggen.

Alleen lokale gegevens verschillen.

Dan wil je eigenlijk voorkomen dat iedere vestiging zelf ontwerpen gaat aanpassen.

Werk met vooraf goedgekeurde templates.

Het hoofdkantoor bepaalt de huisstijl.

De vestiging vult alleen variabele informatie in.

Bijvoorbeeld:

plaatsnaam

adres

telefoonnummer

lokale actie

Zo combineer je lokale vrijheid met centrale merkcontrole.

Wanneer is volledig online bestellen voldoende?

Bij eenvoudige standaardorders.

Je kent het product.

Je kent het materiaal.

Je bestand is correct.

De deadline is niet spannend.

Dan is er weinig reden om eerst iemand te spreken.

Bestellen en door.

Dat is precies waar een webshop goed in moet zijn.

Wanneer kun je beter even contact opnemen?

Bijvoorbeeld wanneer:

• je twijfelt over materiaal;
• de deadline hard is;
• het formaat afwijkend is;
• je grote aantallen bestelt;
• verschillende ontwerpen nodig zijn;
• je een bijzondere afwerking wilt;
• je bestand technisch complex is;
• je niet zeker weet welk product het beste past.

Een goede webshop geeft je die mogelijkheid.

Zonder dat persoonlijk contact verplicht wordt gemaakt voor iedere simpele order.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een online drukwerkleverancier?

Vergelijk niet alleen de prijs van 1.000 flyers.

Kijk ook naar:

• assortiment;
• materiaalkeuze;
• duidelijke levertijden;
• bestandscontrole;
• bereikbaarheid;
• adviesmogelijkheden;
• betaalmogelijkheden;
• herhaalbestellingen;
• klachtenafhandeling;
• maatwerkmogelijkheden.

Voor zakelijke klanten kan het verschil van een paar euro op een order minder belangrijk zijn dan een leverancier die je op het juiste moment daadwerkelijk helpt.

De goedkoopste webshop kan uiteindelijk duurder zijn

Een prijsverschil van €12 lijkt interessant.

Totdat:

• je verkeerd materiaal kiest;
• het bestand niet goed blijkt;
• je deadline wordt gemist;
• je opnieuw moet bestellen;
• je zelf drie uur bezig bent met klantenservice.

Kijk daarom naar de totale waarde van de bestelling.

Prijs + gemak + zekerheid + service.

Dat is een eerlijkere vergelijking.

Een goede online drukwerkshop geeft je twee routes

Eigenlijk zou het heel eenvoudig moeten zijn.

Route 1: ik weet precies wat ik nodig heb

Product kiezen.

Prijs berekenen.

Bestand uploaden.

Bestellen.

Klaar.

Route 2: ik twijfel

Bellen.

Mailen.

Overleggen.

Advies krijgen.

Daarna bestellen.

Klaar.

Je wordt dus niet gedwongen om service te gebruiken.

Maar de service is er wanneer je hem nodig hebt.

Veelgestelde vragen over online drukwerk bestellen

Kan ik online drukwerk bestellen en toch persoonlijk advies krijgen?

Ja. Steeds meer drukwerkleveranciers combineren een online bestelomgeving met ondersteuning via telefoon of e-mail.

Worden mijn bestanden gecontroleerd?

Dat verschilt per aanbieder. Controleer welk type bestandscontrole bij de bestelling is inbegrepen en wat wel en niet wordt gecontroleerd.

Kan ik hulp krijgen bij het kiezen van papier?

Bij leveranciers met persoonlijke ondersteuning wel. Beschrijf vooral waarvoor je het drukwerk gebruikt en welke uitstraling je zoekt.

Kan ik ook maatwerk bestellen dat niet in de webshop staat?

Dat hangt af van de leverancier. Een Print & Sign specialist kan vaak ook oplossingen aanbieden buiten het standaard online assortiment.

Kan ik meerdere ontwerpen tegelijk bestellen?

Bij verschillende producten en leveranciers is multidesign mogelijk. Controleer vooraf hoe verschillende bestanden binnen één bestelling aangeleverd moeten worden.

Kan ik online bestellen op factuur?

Bij zakelijke webshops is dit soms mogelijk, afhankelijk van de klant, voorwaarden en betaalmogelijkheden van de leverancier.

Wat als ik een harde deadline heb?

Neem bij een kritische deadline bij voorkeur vooraf contact op. Een weergegeven leverdatum is iets anders dan samen controleren welke productie- en transportoptie het beste bij jouw deadline past.

Online gemak zonder anonieme drukwerkfabriek

Online drukwerk bestellen hoeft helemaal niet onpersoonlijk te zijn.

Sterker nog: de combinatie werkt juist goed.

Voor die 1.000 flyers die je iedere drie maanden bestelt, wil je niemand hoeven bellen.