Marketing- en inkoopkosten verlagen zonder in te leveren op kwaliteit

Goedkoper inkopen begint niet met korting vragen

Wanneer organisaties kosten willen besparen, is de eerste reactie vaak:

“Kunnen we opnieuw onderhandelen met onze leveranciers?”

Dat kan zinvol zijn.

Maar kijk eerst eens naar het proces vóórdat je over prijzen begint.

Hoeveel verschillende leveranciers worden gebruikt?

Hoe vaak worden dezelfde producten opnieuw aangevraagd?

Hoeveel spoedorders zijn er?

Hoeveel medewerkers zijn betrokken bij een gemiddelde bestelling?

Hoe vaak worden offertes opgevraagd voor producten die al eerder zijn besteld?

Hoeveel verschillende uitvoeringen van hetzelfde product bestaan binnen de organisatie?

Daar zit vaak verrassend veel geld verstopt.

Kijk naar de totale kosten, niet alleen naar de factuur

Stel dat leverancier A 5.000 flyers aanbiedt voor €325.

Leverancier B vraagt €355.

Dan lijkt leverancier A €30 goedkoper.

Maar voor leverancier A moet jouw marketingmedewerker zelf:

• productspecificaties controleren;
• bestanden aanpassen;
• transport regelen;
• levering volgen;
• een aparte factuur verwerken.

Bij leverancier B zijn deze zaken grotendeels gestandaardiseerd.

Dan zegt die €30 prijsverschil weinig.

De werkelijke kosten bestaan uit:

product + transport + interne tijd + administratie + fouten + herstel + verspilling.

Dit wordt vaak aangeduid als de Total Cost of Ownership.

En juist bij marketinginkoop is dat een veel interessanter cijfer dan alleen de stukprijs.

Breng eerst alle marketinginkoop in kaart

Wil je structureel besparen?

Maak dan eens een overzicht van wat jouw organisatie gedurende een jaar daadwerkelijk bestelt.

Denk aan:

• drukwerk;
• signing;
• POS-materialen;
• stickers;
• verpakkingen;
• vlaggen;
• bedrijfskleding;
• beursmaterialen;
• direct mail;
• promotionele materialen;
• voertuigbelettering.

Noteer vervolgens per productgroep:

wat wordt besteld?

hoe vaak?

door wie?

bij welke leverancier?

tegen welke prijs?

hoeveel tijd kost het intern?

Alleen die inventarisatie kan al interessante patronen zichtbaar maken.

1. Verminder het aantal losse leveranciers

Een leverancier voor brochures.

Een andere voor stickers.

Een lokaal signbedrijf voor vestiging A.

Een tweede signbedrijf voor vestiging B.

Een kledingdrukker.

Een vlaggenleverancier.

Een online drukker voor spoedklussen.

En ergens staat nog een leverancier in het systeem waarvan niemand precies weet waarom die ooit is toegevoegd.

Voor grotere organisaties ontstaat zo gemakkelijk een versnipperd leverancierslandschap.

Iedere leverancier betekent:

• afspraken;
• contactpersonen;
• offertes;
• prijsafspraken;
• bestanden;
• facturen;
• kwaliteitscontrole.

Consolidatie kan daarom interessant zijn.

Niet omdat één leverancier noodzakelijk alles zelf moet produceren.

Maar omdat jij aan de voorkant minder partijen hoeft te managen.

2. Bundel volumes

Twintig vestigingen die ieder afzonderlijk 250 flyers bestellen, kopen feitelijk samen 5.000 flyers.

Toch wordt dat voordeel niet altijd benut.

Hetzelfde kan gebeuren met:

• posters;
• visitekaartjes;
• vlaggen;
• stickers;
• kleding;
• bewegwijzering.

Breng daarom terugkerende behoeften centraal in kaart.

Soms kunnen volumes gezamenlijk worden ingekocht of kunnen betere raamafspraken worden gemaakt.

Daarmee kun je besparen zonder een gram van het materiaal of de kwaliteit af te halen.

3. Standaardiseer terugkerende producten

Dit is één van de krachtigste besparingen.

Stel dat iedere vestiging regelmatig een parkeerbord nodig heeft.

Waarom zou iedere aanvraag opnieuw beginnen met:

Welk formaat?

Welk materiaal?

Welke dikte?

Welke bedrukking?

Welke afwerking?

Bepaal dit één keer.

Maak bijvoorbeeld:

Parkeerbord bezoekers – type A

De specificaties, huisstijl en productie-instellingen liggen vast.

De volgende keer hoeft alleen het aantal of de vestigingsnaam te veranderen.

Daarmee verandert een project in een bestelling.

4. Maak minder varianten

Variatie kost geld.

Niet alleen in productie, maar vooral in beheer.

Misschien gebruikt locatie A een poster van A1.

Locatie B gebruikt 70 × 100 cm.

Locatie C heeft ooit gekozen voor A2.

En locatie D bestelt wat op dat moment het beste uitkomt.

Marketing moet daardoor verschillende bestanden maken en voorraad wordt moeilijker uitwisselbaar.

Vraag daarom:

hebben we al deze varianten werkelijk nodig?

Met een beperkt aantal standaardformaten kun je vaak efficiënter inkopen, ontwerpen, opslaan en distribueren.

5. Voorkom spoed als standaardproces

Spoedproductie is handig wanneer er écht iets onverwachts gebeurt.

Maar als iedere week drie opdrachten spoed hebben, is er waarschijnlijk een procesprobleem.

Spoed kan leiden tot:

• hogere productiekosten;
• duurder transport;
• minder keuze;
• extra interne druk;
• grotere foutkans.

Analyseer daarom eens waarom spoedorders ontstaan.

Is informatie te laat beschikbaar?

Bestellen vestigingen te laat?

Duurt interne goedkeuring te lang?

Worden voorraden niet bijgehouden?

De goedkoopste spoedorder is degene die je niet nodig hebt.

6. Maak voorraad slim, niet groot

Grote oplages lijken aantrekkelijk.

10.000 brochures kosten per stuk minder dan 2.500.

Dus bestellen we 10.000.

Een half jaar later verandert een prijs, medewerker, product of huisstijl.

En verdwijnen 6.000 brochures in de papiercontainer.

Dat is geen inkoopvoordeel.

Kijk daarom naar:

kosten per gebruikt exemplaar

in plaats van:

kosten per geproduceerd exemplaar.

Een kleinere oplage kan uiteindelijk goedkoper zijn.

7. Splits tijdloze en variabele informatie

Een slimme manier om verspilling te verminderen is modulair ontwerpen.

Stel dat een informatiepakket bestaat uit:

• algemene bedrijfsinformatie;
• prijzen;
• contactgegevens;
• tijdelijke actie.

De algemene informatie blijft misschien drie jaar gelijk.

De prijzen veranderen ieder kwartaal.

Waarom zou je bij iedere prijswijziging het complete pakket opnieuw produceren?

Maak variabele onderdelen afzonderlijk vervangbaar.

Dat principe werkt ook bij signing.

Bijvoorbeeld een permanent bord met een los verwisselbaar paneel voor openingstijden of acties.

8. Leg productspecificaties centraal vast

Een vaak onderschat probleem:

de organisatie weet niet meer wat eerder is besteld.

“Welke folie zat eigenlijk op vestiging Eindhoven?”

“Welke kleur blauw gebruikten we op die bedrijfswagens?”

“Hoe groot waren die vlaggen ook alweer?”

En dus begint het uitzoekwerk opnieuw.

Leg daarom per terugkerend product vast:

• formaat;
• materiaal;
• afwerking;
• ontwerp;
• productiebestand;
• leverancier;
• eventuele montage-informatie.

Dat bespaart niet alleen tijd.

Het verkleint ook de kans op afwijkingen.

9. Maak herhaalbestellingen eenvoudig

Een medewerker die voor 50 visitekaartjes eerst marketing moet mailen, waarna marketing een vormgever inschakelt, een PDF laat controleren en vervolgens een bestelling doorzet, is een duur proces.

Zeker wanneer dit honderd keer per jaar gebeurt.

Maak terugkerende producten daarom bestelbaar vanuit vooraf goedgekeurde templates.

De medewerker vult bijvoorbeeld alleen in:

naam

functie

telefoonnummer

e-mailadres

De huisstijl blijft vast.

Daarna kan de bestelling rechtstreeks worden geproduceerd.

Marketing hoeft er niet meer tussen te zitten.

10. Geef vestigingen gecontroleerde vrijheid

Volledig centraliseren kan ook inefficiënt worden.

Wanneer een filiaalmanager voor iedere poster van €20 toestemming moet vragen aan drie mensen op het hoofdkantoor, zijn de interne kosten waarschijnlijk hoger dan de poster zelf.

De oplossing is niet onbeperkte vrijheid.

De oplossing is gecontroleerde vrijheid.

Het hoofdkantoor bepaalt bijvoorbeeld:

• assortiment;
• huisstijl;
• materialen;
• templates;
• leveranciers;
• budgetten.

De vestiging bepaalt:

• hoeveelheid;
• levermoment;
• toegestane lokale gegevens.

Zo combineer je controle met snelheid.

11. Gebruik één centrale bestelomgeving

Voor organisaties met veel terugkerende marketingmaterialen kan een eigen bestelomgeving enorm veel handmatig werk wegnemen.

Een vestiging ziet bijvoorbeeld alleen:

A1 actieposter

Openingstijdensticker

Beachflag

Visitekaartjes

Parkeerbord

Flyers

De technische keuzes zijn vooraf gemaakt.

Niemand hoeft dus te weten welk papiergewicht, welke folie of welke plaatsoort gebruikt moet worden.

Dat is centraal bepaald.

De gebruiker hoeft alleen te bestellen.

12. Automatiseer waar mogelijk

Niet iedere bestelling hoeft door vijf inboxen.

Denk bijvoorbeeld aan automatische processen voor:

• bestelbevestigingen;
• goedkeuringen;
• budgetlimieten;
• herhaalorders;
• afleveradressen;
• orderstatus;
• facturatie.

Hoe minder handmatige overdrachtsmomenten, hoe kleiner de kans op fouten.

En iedere minuut die marketing niet besteedt aan het najagen van een pakket kan worden besteed aan marketing.

13. Verminder correctierondes

“Kun je het logo iets groter maken?”

“Toch weer iets kleiner.”

“Kun je versie drie combineren met versie één?”

Correctierondes kosten tijd.

Zeker wanneer verschillende stakeholders allemaal afzonderlijk feedback geven.

Werk daarom met:

• duidelijke briefing;
• vaste templates;
• huisstijlrichtlijnen;
• één verantwoordelijke voor goedkeuring.

Bij terugkerende producten zou een nieuwe bestelling idealiter helemaal geen ontwerptraject meer nodig moeten hebben.

14. Controleer bestanden vóór productie

Een herdruk is één van de duurste manieren om marketingmaterialen te produceren.

Zeker wanneer de fout pas na levering wordt ontdekt.

Controleer daarom belangrijke technische punten vooraf.

Denk aan:

• formaat;
• afloop;
• resolutie;
• snijlijnen;
• schaal;
• juiste versie.

Een goede bestandscontrole kost een fractie van een complete herproductie.

15. Voorkom dubbele transportbewegingen

Transportkosten lijken per order misschien klein.

Maar honderd losse leveringen kunnen behoorlijk aantikken.

Kijk daarom waar orders gecombineerd kunnen worden.

Bijvoorbeeld meerdere marketingmaterialen voor een nieuwe vestiging in één gebundelde levering.

Of periodieke levermomenten voor producten zonder haast.

Dat kan niet alleen transportkosten verlagen, maar ook de hoeveelheid ontvangst- en administratiewerk.

16. Plan campagnes verder vooruit

Een marketingkalender is niet alleen handig voor communicatie.

Hij kan ook geld besparen.

Weet je in januari al dat in april een landelijke voorjaarscampagne start?

Dan heb je tijd om:

• volumes te verzamelen;
• bestanden goed te keuren;
• productie slim te plannen;
• distributie te organiseren.

Wanneer dezelfde campagne vijf dagen voor de start wordt besteld, verdwijnen veel van die mogelijkheden.

Planning creëert inkoopruimte.

17. Maak onderscheid tussen kritisch en niet-kritisch

Niet ieder marketingproduct heeft dezelfde kwaliteitsvereisten.

Een gevelreclame die acht jaar aan het hoofdkantoor hangt verdient uitgebreide aandacht.

Een tijdelijke actieposter voor twee weken hoeft misschien niet de meest luxe uitvoering te krijgen.

Dat betekent niet dat je slechte kwaliteit moet kopen.

Het betekent dat je kwaliteit afstemt op de toepassing.

Vraag bij ieder product:

hoe lang wordt het gebruikt?

waar wordt het gebruikt?

hoe belangrijk is de uitstraling?

wat gebeurt ermee na gebruik?

Zo voorkom je zowel onder- als overspecificatie.

18. Betaal niet voor kwaliteit die je niet gebruikt

Een materiaal met een verwachte levensduur van vele jaren gebruiken voor een campagne van drie weken?

Technisch fantastisch.

Economisch misschien onnodig.

Het tegenovergestelde is net zo verkeerd.

Een goedkope tijdelijke folie gebruiken voor permanente buitenreclame kan uiteindelijk juist duurder worden wanneer deze vroegtijdig vervangen moet worden.

De beste specificatie is niet de hoogste.

Het is de specificatie die precies past bij het gebruik.

19. Kijk kritisch naar lokale versus centrale inkoop

Lokale leveranciers kunnen veel waarde bieden.

Vooral wanneer lokale kennis of snelle montage belangrijk is.

Maar wanneer twintig vestigingen allemaal zelfstandig leveranciers selecteren, kan versnippering ontstaan.

Verschillende:

• prijzen;
• materialen;
• kwaliteitsniveaus;
• facturen;
• huisstijlinterpretaties.

Een hybride model werkt daarom vaak goed:

centrale afspraken + regionale/lokale uitvoering.

Zo profiteer je van schaalvoordeel zonder lokale flexibiliteit volledig kwijt te raken.

20. Meet interne uren

Deze wordt bijna altijd vergeten.

Laat medewerkers eens een maand bijhouden hoeveel tijd ze besteden aan:

• offertes aanvragen;
• leveranciers mailen;
• bestanden zoeken;
• orders controleren;
• klachten oplossen;
• leveringen volgen;
• facturen uitzoeken.

Vermenigvuldig die uren vervolgens met een realistische interne kostprijs.

Het resultaat kan behoorlijk verrassend zijn.

Een besparing van €5.000 op productinkoop is mooi.

Maar als je tegelijkertijd €25.000 aan interne coördinatie kunt verminderen, ligt daar de grotere kans.

Marketing Procurement is meer dan onderhandelen

Professionele marketinginkoop draait daarom niet alleen om:

“Wie kan dit het goedkoopste maken?”

De interessantere vraag is:

“Hoe richten we het complete proces zo in dat we minder betalen én minder werk hebben?”

Dat kan betekenen:

minder leveranciers

meer standaardisatie

slimmere volumes

minder spoed

minder verspilling

minder handmatige handelingen

betere afspraken

En dat alles zonder de zichtbare kwaliteit van marketingmaterialen te verlagen.

Wanneer is één centrale Print & Sign-partner interessant?

Voor een organisatie die twee keer per jaar een doos visitekaartjes bestelt?

Waarschijnlijk niet noodzakelijk.

Maar het wordt interessanter wanneer je:

• meerdere vestigingen hebt;
• regelmatig campagnes uitvoert;
• veel verschillende Print & Sign-producten gebruikt;
• landelijk actief bent;
• regelmatig nieuwe locaties opent;
• een wagenpark beheert;
• veel interne tijd kwijt bent aan losse aanvragen.

Dan kan centrale regie veel werk uit handen nemen.

Eén aanspreekpunt betekent niet één productiemachine

Een misverstand bij consolidatie is dat één leverancier alles zelf zou moeten produceren.

Dat hoeft helemaal niet.

Een specialist in vlaggen kan een totaal andere productieomgeving hebben dan een drukkerij.

Voertuigbelettering vraagt weer andere expertise dan brochures.

Het interessante model kan juist zijn:

verschillende gespecialiseerde productiemogelijkheden achter de schermen, één aanspreekpunt aan de voorkant.

Voor jouw organisatie blijft het proces overzichtelijk.

Begin met je twintig meest bestelde producten

Je hoeft niet meteen de complete marketinginkoop opnieuw in te richten.

Begin klein.

Pak bijvoorbeeld de twintig producten die jouw organisatie het vaakst bestelt.

Noteer per product:

Hoe vaak bestellen we dit?

Wat betalen we?

Hoeveel varianten bestaan er?

Hoeveel leveranciers gebruiken we?

Hoeveel interne stappen zijn nodig?

Hoe vaak gaat iets mis?

Daarmee vind je meestal snel de eerste verbeteringen.

Bereken de kosten vóór en ná standaardisatie

Maak de businesscase concreet.

Stel dat 40 vestigingen ieder zes keer per jaar een lokale marketingbestelling plaatsen.

Dat zijn:

240 bestelmomenten per jaar.

Kost ieder bestelmoment intern gemiddeld 30 minuten?

Dan ben je 120 werkuren kwijt.

Kun je dat door standaardisatie terugbrengen naar tien minuten?

Dan bespaar je 80 uur.

En dan hebben we het nog niet eens over productprijzen, fouten en spoedkosten.

Zo wordt procesoptimalisatie ineens meetbaar.

Een eenvoudige besparingsscan

Wil je weten of er binnen jouw organisatie potentieel zit?

Beantwoord deze vragen:

1. Gebruiken we meer dan vijf leveranciers voor Print & Sign?
2. Bestellen meerdere vestigingen dezelfde producten afzonderlijk?
3. Vragen we regelmatig opnieuw offertes aan voor bestaande producten?
4. Hebben we veel spoedorders?
5. Worden regelmatig materialen weggegooid omdat informatie verouderd is?
6. Moet marketing veel lokale aanvragen handmatig verwerken?
7. Zijn productspecificaties niet centraal opgeslagen?
8. Bestaan er onnodig veel formaten en varianten?
9. Worden bestanden regelmatig opnieuw gemaakt?
10. Weten we eigenlijk niet hoeveel interne tijd dit proces kost?

Antwoord je meerdere keren ja?

Dan zit de eerste besparing waarschijnlijk niet in goedkoper materiaal.

Maar in een slimmer proces.

Veelgestelde vragen over marketing- en inkoopkosten

Hoe kunnen we besparen zonder goedkopere materialen te gebruiken?

Door onder andere volumes te bundelen, producten te standaardiseren, leveranciers te consolideren, spoedorders te verminderen en interne processen te automatiseren.

Is één leverancier altijd goedkoper?

Nee. Het voordeel van consolidatie zit niet alleen in productprijzen, maar ook in minder leveranciersbeheer, administratie en interne coördinatie.

Kunnen lokale vestigingen zelfstandig blijven bestellen?

Ja. Met vooraf goedgekeurde producten, templates en budgetafspraken kunnen vestigingen zelfstandig bestellen terwijl centrale controle behouden blijft.

Hoe voorkomen we verspilling van drukwerk?

Bestel realistische oplages, scheid tijdloze en variabele informatie en kijk naar daadwerkelijk verbruik in plaats van alleen naar de laagste prijs per stuk.

Kunnen verschillende Print & Sign-producten centraal worden ingekocht?

Ja. Afhankelijk van de organisatie kunnen bijvoorbeeld drukwerk, signing, vlaggen, stickers, kleding en voertuigbelettering binnen centrale afspraken worden georganiseerd.

Hoe weet je waar de grootste besparing zit?

Begin met historische bestellingen, leveranciers, volumes, spoedkosten en interne uren. Kijk vervolgens welke terugkerende processen gestandaardiseerd kunnen worden.