Waarom marketingmanagers te veel tijd verliezen aan drukwerk, signing en lokale aanvragen

Veel marketingwerk begint met drie ogenschijnlijk onschuldige woorden:

“Kun je even…”

Kun je even 250 flyers regelen?

Kun je even ons logo naar de drukker sturen?

Kun je even kijken welk formaat dat bord ook alweer had?

Kun je even nieuwe visitekaartjes bestellen?

Kun je even controleren of deze vestiging het juiste ontwerp gebruikt?

Het probleem zit in dat woordje even.

Want één aanvraag kost misschien maar tien minuten.

Maar als twintig vestigingen regelmatig iets nodig hebben, verandert marketing ongemerkt in een interne bestelservice.

De marketingmanager wordt de menselijke API

Dit zien we in de praktijk vooral bij organisaties met meerdere locaties, dealers, franchisenemers of lokale teams.

Bijna alles loopt via marketing.

Een vestiging stuurt een verzoek.

Marketing zoekt het juiste ontwerp.

Marketing controleert de huisstijl.

Marketing vraagt een prijs op.

Marketing geeft akkoord.

Marketing stuurt het afleveradres door.

Marketing controleert de productie.

Marketing stuurt de tracking door naar de vestiging.

Feitelijk zit de marketingmanager voortdurend informatie van systeem A naar leverancier B en collega C te kopiëren.

Dat is werk.

Maar het is nauwelijks marketing.

Waar verdwijnt al die tijd precies?

Het interessante is dat vrijwel niemand twee uur in zijn agenda heeft staan met:

“onnodig drukwerk organiseren.”

De tijd verdwijnt in kleine stukjes.

Vijf minuten hier.

Twaalf minuten daar.

Een mailtje tussendoor.

Nog even bellen.

Een bestand opnieuw sturen.

Een prijs controleren.

Een collega uitleggen waarom zijn zelfgemaakte poster niet volgens de huisstijl is.

Daardoor blijft het probleem grotendeels onzichtbaar.

Een simpel rekenvoorbeeld

Stel dat een organisatie 25 vestigingen heeft.

Iedere vestiging doet gemiddeld twee lokale Print & Sign-aanvragen per maand.

Dat zijn:

50 aanvragen per maand.

Als iedere aanvraag gemiddeld slechts 15 minuten centrale verwerking vraagt, kost dat al:

12,5 uur per maand.

En dan hebben we het alleen over verwerking.

Niet over correcties, spoedvragen, foutieve bestanden, leveranciersoverleg of problemen met leveringen.

Op jaarbasis kan één relatief eenvoudig proces daarmee al snel tientallen werkdagen opslokken.

Probleem 1: voor ieder product opnieuw een leverancier zoeken

Drukwerk bij leverancier A.

Vlaggen bij B.

Reclameborden bij C.

Autobelettering lokaal geregeld.

Bedrijfskleding weer ergens anders.

Raamfolie?

Even googelen.

Op het eerste gezicht lijkt specialistisch inkopen slim. En voor sommige bijzondere opdrachten is dat absoluut zo.

Maar versnippering heeft een prijs.

Iedere extra leverancier betekent mogelijk:

• andere contactpersonen;
• andere aanleverspecificaties;
• andere levertijden;
• andere prijsafspraken;
• andere bestelmethodes;
• andere facturen;
• andere procedures bij problemen.

De inkoopprijs kan uitstekend zijn terwijl het totale proces inefficiënt blijft.

Probleem 2: dezelfde offerte steeds opnieuw aanvragen

Dit is misschien wel één van de meest onnodige tijdvreters.

Vestiging A wil 500 flyers.

Marketing vraagt een offerte.

Drie weken later wil vestiging B dezelfde flyers.

Nieuwe aanvraag.

Een maand later wil vestiging C er 1.000.

Weer mailen.

Wanneer producten regelmatig terugkomen, zou je eigenlijk niet iedere keer opnieuw hoeven beginnen.

Leg bijvoorbeeld vooraf vast:

product + formaat + materiaal + afwerking + prijsstructuur + ontwerp + levertijd.

Daarna wordt een herhaalbestelling een transactie in plaats van een nieuw project.

Dat verschil klinkt klein.

Op schaal is het enorm.

Probleem 3: marketing is ook nog eens de huisstijlpolitie

“Kun je deze even goedkeuren?”

Daar verschijnt een poster in de inbox.

Logo uitgerekt.

Verkeerde kleur blauw.

Lettertype dat niemand op het hoofdkantoor ooit heeft gezien.

En een foto die waarschijnlijk uit Google Afbeeldingen komt.

Lokale vrijheid is waardevol.

Maar wanneer iedere locatie zelf communicatiemiddelen gaat ontwerpen, moet iemand uiteindelijk controleren wat er wordt gepubliceerd.

Meestal is dat marketing.

Daarom is de beste oplossing niet altijd:

“Vestigingen mogen niets zelf doen.”

Veel slimmer is:

“Vestigingen mogen zelf bestellen en aanpassen, maar alleen binnen vooraf bepaalde kaders.”

Templates lossen een verrassend groot deel op

Neem een eenvoudige vacatureposter.

Het hoofdkantoor bepaalt:

• huisstijl;
• logo;
• lettertypen;
• kleuren;
• formaat;
• vaste teksten;
• positie van elementen.

De vestiging mag alleen aanpassen:

• functienaam;
• locatie;
• contactgegevens;
• eventueel een foto.

Marketing hoeft vervolgens niet iedere poster opnieuw op te maken.

De vrijheid zit in de variabele gegevens.

De merkbewaking zit in het template.

Probleem 4: niemand weet welke versie de juiste is

Flyer_definitief.pdf

Flyer_definitief_nieuw.pdf

Flyer_definitief_nieuw2.pdf

Flyer_GOED_DEF.pdf

We hoeven waarschijnlijk niet uit te leggen hoe dit eindigt.

Wanneer bestanden via mailboxen, lokale mappen, gedeelde drives en verschillende leveranciers worden verspreid, ontstaat vroeg of laat versiechaos.

Dat is niet alleen irritant.

Het kan geld kosten.

Een oud telefoonnummer op 5.000 folders blijft een oud telefoonnummer, hoe voordelig de productie ook was.

Werk daarom waar mogelijk met één centrale bron voor goedgekeurde productiebestanden.

Probleem 5: lokale vestigingen willen snelheid

Het hoofdkantoor wil controle.

De lokale vestiging wil vooral dat het geregeld wordt.

Dat veroorzaakt een klassieke spanning.

Marketing zegt:

“Stuur eerst even het bestand naar ons.”

De vestiging denkt:

“Ik heb gewoon vrijdag drie posters nodig.”

Wanneer centrale processen te langzaam of ingewikkeld zijn, gaan lokale medewerkers alternatieven zoeken.

Dan wordt ineens bij een lokale drukker besteld.

Of iemand maakt zelf iets in Canva.

Of een collega bestelt online een vergelijkbaar product.

En daarmee neemt de grip op huisstijl en kosten juist verder af.

De oplossing is daarom niet méér controle.

De oplossing is controle makkelijker maken dan omzeilen.

Probleem 6: spoed ontstaat vaak door het proces

Natuurlijk bestaat echte spoed.

Een evenement verandert onverwacht. Een bord raakt beschadigd. Een actie wordt last-minute besloten.

Maar veel “spoed” is eigenlijk procesvertraging.

De vestiging vraagt maandag iets aan.

Marketing ziet het dinsdag.

Woensdag wordt een offerte aangevraagd.

Donderdag komt die binnen.

Vrijdag wordt het ontwerp aangepast.

Maandag volgt akkoord.

En ineens moet de productie dinsdag klaar zijn.

De leverancier krijgt vervolgens één dag voor iets waar intern een week overheen is gegaan.

Door standaardproducten direct bestelbaar te maken, kun je een groot deel van die wachttijd verwijderen.

Probleem 7: niemand ziet de totale uitgaven

Wanneer verschillende locaties zelfstandig bestellen, ontstaat nog een probleem:

wat geven we eigenlijk uit aan Print & Sign?

Een factuur van €87 hier.

€430 daar.

Een lokale leverancier voor €215.

Een spoedorder van €680.

Een paar voertuigen.

Nieuwe vlaggen.

Drukwerk voor een evenement.

Los gezien zijn het allemaal verklaarbare bedragen.

Maar zonder centrale registratie is het lastig om te zien:

• welke producten veel worden besteld;
• welke vestigingen veel uitgeven;
• waar spoedkosten ontstaan;
• welke producten gestandaardiseerd kunnen worden;
• waar volumes gebundeld kunnen worden.

Je kunt pas serieus optimaliseren wanneer je weet wat er gebeurt.

Kijk niet alleen naar de stukprijs

Stel:

Leverancier A rekent €180 voor een bestelling.

Een centrale partner rekent €195.

Dan lijkt A goedkoper.

Maar bij A moet marketing:

• offerte aanvragen;
• bestand toesturen;
• specificaties controleren;
• afleveradres doorgeven;
• factuur intern verwerken.

Bij de centrale partner selecteert een vestiging een vooraf goedgekeurd product en plaatst zelfstandig de bestelling.

Dan is €15 prijsverschil misschien helemaal geen besparing.

Daarom zouden marketing- en procurementteams vaker naar proceskosten moeten kijken.

Niet alleen:

Wat kost het product?

Maar:

Wat kost het om het product binnen onze organisatie besteld en geleverd te krijgen?

De ideale situatie: centraal geregeld, lokaal besteld

Voor organisaties met meerdere vestigingen werkt een hybride model vaak sterk.

Het hoofdkantoor bepaalt centraal:

• huisstijl;
• leveranciers;
• productassortiment;
• materialen;
• templates;
• prijsafspraken;
• spelregels.

Lokale vestigingen bepalen:

• wat ze nodig hebben;
• hoeveel ze nodig hebben;
• wanneer ze het nodig hebben;
• welke toegestane variabele informatie erop komt.

Daarna bestellen ze zelfstandig.

Marketing hoeft niet meer tussen iedere transactie te zitten.

Maar houdt wel controle over het systeem.

Een eigen Print & Sign bestelomgeving

Voor organisaties met veel terugkerende aanvragen kan een centrale bestelomgeving interessant zijn.

Daarin staan bijvoorbeeld alleen goedgekeurde producten:

Visitekaartjes

Vestigingsfolders

Openingstijdenstickers

Parkeerborden

Beachflags

Raamstickers

Posters

Naamplaten

Een medewerker hoeft vervolgens niet te weten welk materiaal of welke productietechniek nodig is.

Dat is vooraf bepaald.

Hij kiest bijvoorbeeld:

Parkeerbord → vestiging Arnhem → 2 stuks → afleveradres → bestellen.

Klaar.

Nog slimmer: personaliseerbare producten

Niet ieder product hoeft volledig statisch te zijn.

Met gecontroleerde templates kunnen bepaalde gegevens variabel worden gemaakt.

Bijvoorbeeld bij visitekaartjes:

Naam: aanpasbaar
Functie: aanpasbaar
Telefoonnummer: aanpasbaar
Logo: geblokkeerd
Lettertype: geblokkeerd
Huisstijlkleuren: geblokkeerd

Of bij een lokale actieposter:

Actietitel: aanpasbaar
Datum: aanpasbaar
Vestigingsadres: automatisch
Vormgeving: vast

Zo ontstaat lokale snelheid zonder dat de huisstijl iedere maand een nieuw avontuur wordt.

Combineer drukwerk én signing

Veel organisaties centraliseren hun drukwerk, maar behandelen signing nog steeds als losse projecten.

Dat is jammer.

Een vestiging heeft namelijk niet alleen flyers nodig.

Door het jaar heen ontstaan aanvragen voor bijvoorbeeld:

• raamfolie;
• gevelreclame;
• reclameborden;
• bewegwijzering;
• vlaggen;
• banners;
• voertuigbelettering;
• bedrijfskleding;
• interieurprints.

Juist wanneer één partij meerdere productgroepen kan coördineren, hoeft marketing minder vaak zelf uit te zoeken wie een aanvraag kan uitvoeren.

Maar signing is toch altijd maatwerk?

Soms.

Maar lang niet altijd.

Een nieuwe gevelreclame voor een compleet nieuw pand is duidelijk een project.

Een standaard parkeerbord met een vestigingsnaam?

Dat hoeft geen project te zijn.

Een raamsticker met openingstijden?

Ook niet.

Een standaard vlag voor een bestaande mast?

Evenmin.

Maak daarom onderscheid tussen:

standaardproducten en projectmatige aanvragen.

Standaardproducten automatiseer je zoveel mogelijk.

Voor echt maatwerk blijft persoonlijk advies beschikbaar.

Ook maatwerk kun je centraliseren

Stel dat vestiging Maastricht nieuwe gevelreclame nodig heeft.

In plaats van zelf een lokale leverancier te zoeken, stuurt de vestiging de aanvraag naar één centraal aanspreekpunt.

Die partij kan vervolgens:

1. informatie verzamelen;
2. locatie beoordelen;
3. productie organiseren;
4. indien nodig lokale montage regelen;
5. terugkoppeling verzorgen.

Voor marketing blijft er één communicatielijn.

Dat is vooral waardevol bij landelijke organisaties.

Marketing hoort bezig te zijn met marketing

Dit is uiteindelijk de kern.

Een marketingmanager moet nadenken over:

• positionering;
• campagnes;
• klantgedrag;
• merkontwikkeling;
• content;
• leadgeneratie;
• conversie;
• groei.

Niet over de vraag of een reclamebord 3 of 5 millimeter dik moet zijn.

Natuurlijk blijft marketing verantwoordelijk voor de uitstraling.

Maar verantwoordelijkheid betekent niet dat iedere operationele handeling persoonlijk door marketing uitgevoerd moet worden.

Goede processen beschermen het merk zonder dat marketing voortdurend als tussenpersoon nodig is.

Doe eens de 30-dagen-test

Wil je weten hoeveel tijd jouw organisatie werkelijk kwijt is?

Houd gedurende één maand alle Print & Sign-verzoeken bij.

Noteer per aanvraag:

• wie de aanvraag doet;
• welk product nodig is;
• hoeveel mails nodig zijn;
• hoeveel minuten marketing eraan besteedt;
• hoeveel correctierondes plaatsvinden;
• of een offerte nodig was;
• of er spoed ontstond;
• welke leverancier werd gebruikt.

Tel na dertig dagen de uren bij elkaar op.

De uitkomst kan verrassend zijn.

Deel aanvragen vervolgens in drie groepen

Na zo’n inventarisatie kun je vrijwel iedere aanvraag indelen.

A. Volledig standaardiseerbaar

Bijvoorbeeld visitekaartjes, standaardposters, vlaggen en bepaalde stickers.

Deze producten zouden vrijwel zelfstandig besteld moeten kunnen worden.

B. Gedeeltelijk standaardiseerbaar

Bijvoorbeeld lokale flyers of vacatureposters waarbij alleen tekst, locatie of afbeelding verandert.

Hiervoor zijn templates interessant.

C. Echt maatwerk

Bijvoorbeeld een complete vestigingsrestyling, nieuwe gevelreclame of wagenparkbelettering.

Daar blijft persoonlijk projectmanagement waardevol.

Het doel is dus niet om alles te automatiseren.

Het doel is om geen menselijke tijd te verspillen aan werk waarvoor menselijke aandacht nauwelijks waarde toevoegt.

7 signalen dat jouw Print & Sign-proces slimmer kan

Herken je meerdere van deze situaties?

1. Vestigingen mailen marketing voor standaardproducten.
2. Voor herhaalbestellingen worden opnieuw offertes aangevraagd.
3. Er circuleren meerdere versies van dezelfde bestanden.
4. Lokale vestigingen gebruiken verschillende leveranciers.
5. Marketing controleert vrijwel iedere bestelling.
6. Spoedbestellingen komen regelmatig voor.
7. Niemand kan direct vertellen wat de organisatie jaarlijks aan Print & Sign uitgeeft.

Dan ligt er waarschijnlijk een behoorlijke optimalisatiekans.

Van 25 mails naar één bestelling

De ideale Print & Sign-oplossing is eigenlijk behoorlijk saai.

Een vestiging heeft iets nodig.

De medewerker logt in.

Kiest een goedgekeurd product.

Past eventueel toegestane gegevens aan.

Ziet wat het kost.

Bestelt.

Productie wordt gestart.

De bestelling wordt geleverd.

Marketing hoeft niets te doen.

En precies dát is het succes.

Want iedere bestelling waarbij marketing niet nodig is, geeft tijd terug voor werk waarbij marketing wél verschil maakt.

Waarom één centrale Print & Sign-partner interessant kan zijn

Voor organisaties met meerdere vestigingen kan één centrale partner zorgen voor:

• minder leveranciers;
• minder losse offertes;
• centrale productspecificaties;
• vaste prijsafspraken;
• consistente huisstijl;
• eenvoudigere herhaalbestellingen;
• centrale rapportage;
• lokale levering;
• één aanspreekpunt bij problemen.

Dat betekent overigens niet dat letterlijk ieder product op dezelfde productielocatie gemaakt moet worden.

Een centrale partner kan achter de schermen juist verschillende gespecialiseerde productiemogelijkheden inzetten.

Voor de opdrachtgever blijft het proces eenvoudig.

Hoe SignDirect organisaties met meerdere vestigingen ondersteunt

Bij SignDirect kijken we niet alleen naar losse Print & Sign-producten.

Juist bij organisaties met meerdere vestigingen kijken we naar het proces achter die producten.

Welke aanvragen komen steeds terug?

Welke producten kunnen worden gestandaardiseerd?

Welke gegevens moeten lokaal aanpasbaar blijven?

Waar kan marketing uit het bestelproces worden gehaald?

En welke opdrachten hebben juist persoonlijk projectmanagement nodig?

Daarmee kan een structuur ontstaan waarin een vestiging zelfstandig kan bestellen, terwijl de centrale organisatie grip houdt op uitstraling en assortiment.

Van drukwerk en stickers tot vlaggen, reclameborden, kleding en andere terugkerende Print & Sign-producten.

En voor complexere projecten blijft er gewoon een aanspreekpunt.

Veelgestelde vragen

Is centraliseren alleen interessant voor grote bedrijven?

Nee. Ook een organisatie met vijf of tien locaties kan al voordeel behalen wanneer dezelfde aanvragen regelmatig terugkomen.

Verliezen vestigingen hun vrijheid?

Dat hoeft niet. Je kunt juist bepalen welke onderdelen vaststaan en welke informatie lokaal aangepast mag worden.

Moet al het drukwerk hetzelfde worden?

Nee. Standaardiseren betekent niet dat ieder product identiek is. Het betekent vooral dat terugkerende keuzes niet iedere keer opnieuw gemaakt hoeven te worden.

Kunnen verschillende vestigingen rechtstreeks beleverd worden?

Ja. Dat voorkomt dat materialen eerst centraal worden ontvangen, uitgesorteerd en opnieuw verzonden.

Kan ook signing centraal worden geregeld?

Ja. Zowel terugkerende signingproducten als maatwerkprojecten kunnen vanuit één centrale structuur worden georganiseerd.

Wat doe je met bestaande lokale leveranciers?

Centralisatie hoeft niet van vandaag op morgen. Begin met de meest voorkomende producten en kijk vervolgens waar verdere bundeling daadwerkelijk voordeel oplevert.

De goedkoopste marketingtijd is de tijd die je niet verspilt

Veel marketingafdelingen proberen hun mediabudget met enkele procenten te optimaliseren.

Terecht.

Maar ondertussen verdwijnen er iedere maand uren aan interne processen die nauwelijks iemand meet.

Een bestelling van €150 krijgt misschien twintig minuten aandacht van een marketingmanager, vijftien minuten van een vestigingsmanager en tien minuten van administratie.

Dat is óók een kostenpost.

En belangrijker:

het is aandacht die niet naar klanten, campagnes en groei gaat.

Daarom is de interessantste vraag bij Print & Sign niet altijd:

“Kunnen we dit product nog 5% goedkoper inkopen?”

Soms is de veel betere vraag:

“Waarom moet marketing zich hier überhaupt nog mee bezighouden?”

Minder regelen. Meer marketing.

Heeft jouw organisatie meerdere vestigingen en is marketing regelmatig bezig met drukwerk, signing, lokale bestellingen en losse aanvragen?

Dan is het waarschijnlijk interessant om niet alleen naar leveranciers te kijken, maar naar het complete bestelproces.

SignDirect helpt organisaties om terugkerende Print & Sign-aanvragen slimmer te organiseren: met centrale afspraken, vaste producten, gecontroleerde templates, lokale levering en één aanspreekpunt voor maatwerk.

Het doel is simpel:

de huisstijl centraal onder controle houden, terwijl vestigingen zoveel mogelijk zelfstandig kunnen regelen.

Zodat jouw marketingteam weer tijd overhoudt voor waar het uiteindelijk voor is aangenomen:

marketing.